PAGE機關單位檔案管理制度圖一、總則（一）目的為加強機關單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關單位各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關單位的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映機關工作實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責機關單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.負責檔案的保管、保護，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時催還檔案。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進行檔案的鑒定和銷毀。7.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。（三）各部門職責1.各部門負責本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.各部門指定專人負責檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。3.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門，不得自行留存。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本機關工作有關的文件、指示、通知等。2.本機關形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.本機關開展業(yè)務活動形成的合同、協(xié)議、招投標文件、項目資料等。4.本機關的人事檔案、財務檔案、基建檔案等專門檔案。5.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應保持文件的完整性，不得隨意涂改、損毀、丟失。3.對于重要文件和資料，應收集原件或原始記錄。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、基建管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映本機關主要職能活動和歷史面貌的重要文件、資料等；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（四）檔案檢查與清點1.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年至少進行一次全面的檔案清點，確保檔案的賬實相符。3.對檢查和清點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。五、檔案的利用（一）查閱權限1.本機關工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)本機關分管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應經(jīng)本機關主要領導批準。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人姓名等信息。2.檔案管理人員應按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）借閱權限與手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。（四）檔案利用統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進行統(tǒng)計分析。2.定期向機關領導和各部門通報檔案利用情況，為機關工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立機關單位檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和檢索。（二）數(shù)字化掃描1.對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的有關標準和要求。（三）數(shù)據(jù)錄入與存儲1.將掃描后的電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)據(jù)庫應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案的收集、整理、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.提供在線查閱、下載等服務，方便機關工作人員利用檔案。（五）安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、加密技術、用戶認證等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，確定銷毀檔案清單。3.經(jīng)機關分管領導批準后，對銷毀檔案清單進行公示，公示期為[X]個工作日。（四）銷毀手續(xù)1.公示期滿后，如無異議，由檔案管理部門組織銷毀檔案。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3