PAGE政府工程類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府工程類檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的所有政府工程類項目檔案的管理工作，包括項目前期文件、項目實(shí)施過程文件、項目竣工驗收文件等各個階段形成的各類檔案資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)政府工程類檔案管理工作；各項目部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并接受檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督指導(dǎo)。2.全程跟蹤、同步歸檔原則檔案管理工作應(yīng)貫穿政府工程建設(shè)項目的全過程，與項目建設(shè)同步進(jìn)行，確保檔案資料的形成、積累與項目建設(shè)進(jìn)度相匹配。3.真實(shí)完整、規(guī)范準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映項目建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.安全保密、便于利用原則確保檔案資料的安全保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露；同時，應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，方便檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理辦公室，掛靠在[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.審定政府工程類檔案管理工作的年度計劃和總結(jié)，研究解決檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查各項目部門檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（三）檔案管理辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政府工程類檔案管理的具體業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各項目部門檔案資料的收集、整理、歸檔工作，定期檢查檔案整理質(zhì)量，對不符合要求的數(shù)據(jù)提出整改意見。3.負(fù)責(zé)政府工程類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案資料的安全完整。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用；負(fù)責(zé)辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平；參與檔案管理工作的經(jīng)驗交流和學(xué)術(shù)研究活動。7.定期向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報檔案管理工作情況，及時反映工作中存在的問題和困難，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。（四）項目部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)政府工程類檔案資料的收集、整理、分類、裝訂和初步編目工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理辦公室的要求，按時將整理好的檔案資料移交至檔案管理辦公室集中保管，并辦理交接手續(xù)。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理辦公室做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，提供必要的支持和協(xié)助；對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并整改。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門留存的檔案資料，確保檔案資料的安全保密；按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和歸還工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍政府工程類檔案資料的收集范圍涵蓋項目建設(shè)全過程，包括但不限于以下方面：1.項目前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。項目設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。項目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。2.項目實(shí)施過程文件工程施工文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更簽證、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。設(shè)備材料文件，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊、材料質(zhì)量證明文件、材料檢驗報告等。工程進(jìn)度文件，如工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報表、工程進(jìn)度照片等。工程安全與文明施工文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、文明施工措施方案、安全事故報告及處理文件等。3.項目竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書等。工程竣工決算報告、審計報告等。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖）。工程聲像檔案，如項目建設(shè)過程中的照片、錄像、錄音等資料。（二）收集要求1.各項目部門應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時、全面地收集本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)反映項目建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全；對于重要文件和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止數(shù)據(jù)丟失。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、偽造或銷毀；對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充、完善或重新整理。4.在項目建設(shè)過程中，各項目部門應(yīng)建立檔案資料收集臺賬，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、來源、形成時間、收集時間等信息，便于檔案資料整理和移交工作的管理。（三）整理原則政府工程類檔案資料的整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照項目建設(shè)程序和檔案資料的類別進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用；同一類別的檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。3.檔案資料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄和卷內(nèi)目錄，注明檔案資料的題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，便于檔案的檢索和查詢。4.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性和完整性；同時，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照項目前期文件、項目實(shí)施過程文件、項目竣工驗收文件等類別進(jìn)行一級分類。在一級分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)文件的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級分類，如項目實(shí)施過程文件可分為工程施工文件、工程監(jiān)理文件、設(shè)備材料文件等。對于每一份檔案資料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)確定其所屬的類別和編號，確保檔案資料分類準(zhǔn)確、編號唯一。2.編號檔案編號應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和唯一性。編號應(yīng)包含項目名稱、類別代碼、年度、順序號等信息，便于檔案的標(biāo)識和管理。例如，項目名稱為“[項目具體名稱]”，其檔案編號可表示為：[項目名稱縮寫][類別代碼][年度][順序號]。其中，類別代碼可根據(jù)檔案資料的類別進(jìn)行設(shè)定，如“Q”表示項目前期文件，“S”表示項目實(shí)施過程文件，“J”表示項目竣工驗收文件等；年度采用公元紀(jì)年，順序號按照檔案資料的形成時間或重要程度依次編排。3.編目檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行編排，形成完整的檔案目錄體系。卷內(nèi)目錄應(yīng)放在每卷檔案資料的首頁，注明卷內(nèi)文件的題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，便于查閱卷內(nèi)文件。4.裝訂檔案資料應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對紙張較大的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小一致。對于幅面小于A4的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上，并在粘貼處加蓋騎縫章；對于幅面大于A4的文件，應(yīng)按照A4紙的尺寸進(jìn)行折疊，折疊后的文件應(yīng)平整、牢固，便于查閱和保管。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各項目部門應(yīng)在項目建設(shè)過程中及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理辦公室進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。2.檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息，雙方簽字確認(rèn)后作為檔案移交的憑證。3.檔案管理辦公室在接收檔案資料時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量進(jìn)行檢查；對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回項目部門進(jìn)行整改，直至符合要求后再予以接收。（二）保管期限政府工程類檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合項目的重要性和實(shí)際情況確定。一般分為永久、長期和短期三種保管期限：1.永久保管項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等項目前期重要文件。工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書、工程竣工決算報告、審計報告等項目竣工驗收重要文件。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案資料。2.長期保管項目設(shè)計文件、施工組織設(shè)計、工程變更簽證、工程質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備采購合同等項目實(shí)施過程中重要文件。工程聲像檔案中的重要照片、錄像等資料。保管期限一般為[X]年。3.短期保管工程進(jìn)度報表、安全檢查記錄、文明施工措施方案等項目實(shí)施過程中一般性文件。保管期限一般為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)；定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊有序，并建立檔案存放索引，便于檔案的查找和利用。2.電子檔案保管建立政府工程類檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和存儲，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類方法和編號規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰準(zhǔn)確。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)；同時，應(yīng)建立電子檔案備份管理制度，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限和訪問控制，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失；定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對政府工程類檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案管理臺賬一致。2.在檔案清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理；同時，應(yīng)做好檔案清查記錄，對清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。3.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)信息；定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案利用與借閱（一）利用原則政府工程類檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案資料安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的作用，為項目建設(shè)、管理和決策提供支持和服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱政府工程類檔案資料，用于項目建設(shè)、管理、審計、評估等工作。2.政府有關(guān)部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱政府工程類檔案資料，須按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及項目建設(shè)的訴訟、仲裁等法律事務(wù)，需要查閱、借閱檔案資料作為證據(jù)的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理辦公室審核。2.檔案管理辦公室根據(jù)借閱申請，對借閱人的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行核實(shí)，對符合借閱條件的申請予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱登記手續(xù)；同時，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，明確借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)按照《檔案借閱證》上注明的借閱期限及時歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)；逾期未還的，檔案管理辦公室應(yīng)及時催還，并暫停其再次借閱檔案的權(quán)限。4.借閱人在借閱檔案資料期間，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容；如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理辦公室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理辦公室審核。2.檔案管理辦公室根據(jù)查閱申請，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案資料，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱；查閱人不得擅自將檔案資料帶出檔案管理辦公室。3.查閱人應(yīng)在查閱過程中保持安靜，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記或損壞；如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后