PAGE廣州市工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣州市工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、管理及竣工驗收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣州市行政區(qū)域內(nèi)各類新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、交通工程、水利工程等項目的檔案管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則工程檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、同步收集、集中整理、規(guī)范歸檔、有效利用的原則。二、管理職責(zé)（一）建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本單位工程檔案的形成、積累和整理工作，對工程檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.按照合同約定，督促勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位做好工程檔案的收集、整理和歸檔工作。3.在工程招標(biāo)及合同簽訂時，明確工程檔案的編制要求、套數(shù)、費用及移交時間等條款。4.負(fù)責(zé)組織工程檔案的預(yù)驗收，對驗收合格的工程檔案向廣州市城市建設(shè)檔案館移交。（二）勘察、設(shè)計單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件資料，并向建設(shè)單位移交。2.對勘察、設(shè)計文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容符合國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，且與工程實際相符。（三）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)編制施工過程中形成的工程檔案，包括施工技術(shù)資料、施工管理資料、工程質(zhì)量保證資料、工程安全與功能檢驗資料等。2.按照工程進(jìn)度，同步收集、整理工程檔案，確保檔案資料的真實性、完整性和及時性。3.在工程竣工后，負(fù)責(zé)將整理好的工程檔案移交建設(shè)單位。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對工程檔案的形成、積累和整理過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，審核施工單位提交的工程檔案資料。2.收集、整理監(jiān)理過程中形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等，并向建設(shè)單位移交。（五）廣州市城市建設(shè)檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、保管和利用廣州市行政區(qū)域內(nèi)的城市建設(shè)檔案，對建設(shè)單位移交的工程檔案進(jìn)行審查和驗收。2.制定工程檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和目錄，指導(dǎo)建設(shè)單位及相關(guān)部門做好工程檔案管理工作。3.開展工程檔案編研工作，為城市建設(shè)、管理和決策提供服務(wù)。三、工程檔案的分類與歸檔范圍（一）工程準(zhǔn)備階段文件1.立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.建設(shè)用地文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。3.勘察、設(shè)計文件，包括地質(zhì)勘察報告及附圖、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。4.招投標(biāo)文件，涵蓋招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。5.開工審批文件，如建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。（二）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要。3.工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。（三）施工文件1.施工管理資料，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。2.施工技術(shù)資料，如圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、工程洽商記錄等。3.工程質(zhì)量保證資料，包含原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告，混凝土、砂漿試塊試驗報告，隱蔽工程驗收記錄，分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程安全與功能檢驗資料，如建筑物沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄，建筑物防雷接地電阻測試記錄等。5.施工記錄，包括工程定位測量記錄、地基驗槽記錄、樁基礎(chǔ)施工記錄、混凝土施工記錄等。6.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。（四）竣工圖編制要求1.竣工圖應(yīng)真實反映工程實際完成情況，做到圖物相符。2.竣工圖的編制應(yīng)符合國家和地方相關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求。3.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D章應(yīng)包含“竣工圖”字樣、編制單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、監(jiān)理人等內(nèi)容。（五）工程竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告。2.工程質(zhì)量保修書。3.工程竣工結(jié)算文件。4.工程竣工驗收備案表等。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，按照檔案形成規(guī)律，及時收集各類文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.工程檔案應(yīng)采用原件收集，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供復(fù)印件，并注明原件存放處，加蓋提供單位公章。3.收集的工程檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙張及載體應(yīng)符合耐久性要求。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。2.每份文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名及日期、頁次等內(nèi)容。4.工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和編目過程中需要說明的問題。5.工程檔案應(yīng)裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收前，組織勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收，預(yù)驗收合格后方可進(jìn)行工程竣工驗收。2.工程檔案應(yīng)按照歸檔范圍和整理要求進(jìn)行分類歸檔，形成完整的檔案體系。3.歸檔后的工程檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。（二）移交要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，向廣州市城市建設(shè)檔案館移交一套完整的工程檔案。2.移交的工程檔案應(yīng)符合廣州市城市建設(shè)檔案館的接收標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及載體質(zhì)量等方面。3.建設(shè)單位在移交工程檔案時，應(yīng)填寫工程檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，并注明移交日期。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.廣州市城市建設(shè)檔案館應(yīng)按照國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保工程檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光、防磁等工作。3.定期對工程檔案進(jìn)行檢查和清點，對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）利用要求1.單位或個人因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱工程檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并注明出處。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體廣州市建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對廣州市行政區(qū)域內(nèi)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，廣州市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)具體實施對建設(shè)單位移交工程檔案的審查和驗收工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.工程檔案的收集、整理、歸檔和移交情況。