PAGE檔案館內(nèi)部管理制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館的規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保檔案的完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本管理制度適用于本檔案館全體工作人員以及與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映歷史事實(shí)，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。5.服務(wù)性原則：以提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)為宗旨，滿足各方面對檔案信息的需求。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的檔案材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.下級單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.本單位舉辦或參與的重要會議、活動形成的文件、照片、錄像等。6.反映本單位歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的檔案材料，由部門兼職檔案員定期收集整理，移交至本單位綜合檔案室。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，由辦公室負(fù)責(zé)收集，登記后及時(shí)移交綜合檔案室。3.下級單位報(bào)送的文件，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，審核后移交綜合檔案室。4.對于特殊載體的檔案材料，如照片、錄像等，形成部門應(yīng)在拍攝或錄制后及時(shí)整理，并注明相關(guān)信息，移交綜合檔案室。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合本單位的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為不同的類別。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類：按照確定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類。3.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好編目的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。（四）電子檔案整理1.按照電子文件的類別和年度進(jìn)行分類存儲。2.建立電子文件的命名規(guī)則，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。3.對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，便于檢索和利用。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管制度（一）保管場所要求1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。（三）檔案保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案借閱制度（一）借閱范圍本單位內(nèi)部工作人員因工作需要可以借閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，須按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.本單位工作人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需提前向本單位提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有問題及時(shí)向檔案管理人員說明。（三）借閱期限1.本單位工作人員借閱檔案一般不超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱檔案的期限根據(jù)具體情況由雙方協(xié)商確定，但最長不得超過一個(gè)月。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損。2.借閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，作為鑒定檔案的依據(jù)。2.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮檔案的價(jià)值，確定其保管期限。（三）鑒定程序1.定期對檔案進(jìn)行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，對檔案進(jìn)行存毀處理，并編制檔案鑒定報(bào)告。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀或繼續(xù)保管的依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級等情況。3.檔案利用的人次、卷次、效果等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求，定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)附必要的文字說明，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和解釋。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）硬件設(shè)施管理1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化工作的正常開展。2.定期對硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)更新和升級設(shè)備，保證設(shè)備的性能和安全性。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理要求的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保軟件功能滿足檔案管理工作的需要。2.對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級，及時(shí)處理軟件系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。3.加強(qiáng)對檔案管理軟件系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）電子檔案管理1.按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，對電子檔案進(jìn)行收集、整理、存儲、利用等工作。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、防火墻、防病毒等措施，確保電子檔案的安全。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案館負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。4.審核檔案鑒定報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要文件，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。5.加強(qiáng)與本單位各部門以及上級主管部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取對檔案管理工作的支持。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.辦理檔案借閱手續(xù)，對檔案借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤管理。5.參與檔案鑒定工作，協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案存毀處理工作。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.開展檔案信息化建設(shè)工作，維護(hù)檔案管理軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施。8.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。（三）