PAGE教育局檔案利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育局檔案的管理與利用，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、完整，充分發(fā)揮檔案在教育工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合教育局工作實(shí)際，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校在檔案利用方面的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實(shí)保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)教育原則：以服務(wù)教育教學(xué)、教育管理、教育決策為宗旨，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用。4.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為檔案利用者提供便捷的服務(wù)。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.教育教學(xué)研究：為教師開展教學(xué)研究、課程開發(fā)、教學(xué)改革等提供歷史資料和數(shù)據(jù)參考。2.教育管理決策：為教育局制定教育政策、規(guī)劃、管理制度等提供依據(jù)和參考。3.教育督導(dǎo)評估：為教育督導(dǎo)部門開展學(xué)校評估、教育質(zhì)量監(jiān)測等工作提供相關(guān)檔案資料。4.學(xué)籍管理：為學(xué)校辦理學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)復(fù)學(xué)、畢業(yè)等學(xué)籍手續(xù)提供原始檔案依據(jù)。5.教師人事管理：為教師職稱評定、崗位聘任、考核獎懲等提供個人檔案材料。6.教育宣傳與文化建設(shè)：為教育宣傳活動提供教育歷史文化素材，豐富教育文化內(nèi)涵。7.社會查詢：依法為社會公眾提供涉及教育民生等方面的檔案信息查詢服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到教育局檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可借閱檔案，但必須按時歸還，確保檔案安全。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件，但需注明用途并加蓋檔案管理部門印章。4.咨詢：檔案利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理人員進(jìn)行咨詢，獲取專業(yè)解答。三、檔案利用的流程（一）申請1.內(nèi)部利用申請：教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位因工作需要利用檔案的，由科室或單位負(fù)責(zé)人填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等，并簽字蓋章后提交檔案管理部門。2.下屬學(xué)校利用申請：下屬學(xué)校因工作需要利用檔案的，由學(xué)校辦公室填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，報送教育局檔案管理部門。3.社會利用申請：社會公眾因特殊原因需要利用教育局檔案的，需提交有效身份證明及相關(guān)證明材料，填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的和內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后方可利用。（二）審核檔案管理部門收到《檔案利用申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用目的的合理性、利用范圍的合規(guī)性、利用方式的可行性等。對于不符合規(guī)定的申請，及時與申請部門或個人溝通，說明原因并要求補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。（三）批準(zhǔn)經(jīng)審核通過的申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見，并確定檔案利用的具體方式、期限等。對于重要檔案的利用，需報教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用1.查閱利用：檔案利用者憑批準(zhǔn)后的《檔案利用申請表》到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱利用：借閱檔案時，檔案管理人員與借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱人簽名等。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.復(fù)制利用：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤后，方可提供給利用者。（五）歸還1.借閱檔案歸還：借閱期限屆滿，借閱者應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如有缺損、涂改等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱者責(zé)任。2.復(fù)制檔案歸檔：對于復(fù)制檔案的利用，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)制申請表、復(fù)制件等相關(guān)材料整理歸檔，以備查考。四、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案保管場所安全：檔案管理部門應(yīng)確保檔案保管場所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案安全存放。2.檔案利用過程安全：在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督利用者的行為，防止因不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。對于電子檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守計算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（二）保密管理1.保密制度建設(shè)：建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責(zé)，加強(qiáng)保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.保密范圍界定：明確涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案信息的保密范圍，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。對于不宜公開的檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁對外泄露。3.保密措施落實(shí)：在檔案查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行保密措施。如查閱涉密檔案需經(jīng)嚴(yán)格審批，在指定地點(diǎn)查閱，并有專人監(jiān)督；借閱涉密檔案需簽訂保密承諾書；復(fù)制涉密檔案需經(jīng)保密審查等。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對檔案利用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案利用手續(xù)是否齊全、檔案利用過程是否規(guī)范、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。2.不定期抽查：教育局辦公室不定期對檔案利用情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案利用過程中存在的問題。3.問題整改：對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個人限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.考核指標(biāo)設(shè)定：制定檔案利用工作考核評價指標(biāo)體系，包括檔案利用效率、利用質(zhì)量、安全保密情況、服務(wù)滿意度等方面。2.考核方式：采用自評與互評相結(jié)合、定性與定量相結(jié)合的方式進(jìn)行考核評價。每年對各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校的檔案利用工作進(jìn)行一次考核評價。3.結(jié)果應(yīng)用：將檔案利用工作考核評價結(jié)果納入教育局年度績效考核體系，與部門和個人的評先評優(yōu)、獎勵懲罰等掛鉤，激勵各部門和個人做好檔案利用工作。六、檔案利用的信息化建設(shè)（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能需求：建立涵蓋檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、智能化。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、安全保密等功能模塊。2.系統(tǒng)選型與建設(shè)：根據(jù)教育局檔案管理工作實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行定制化開發(fā)和建設(shè)。確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性，滿足檔案管理和利用的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。3.系統(tǒng)維護(hù)與升級：安排專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。定期對系統(tǒng)進(jìn)行評估和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化工作1.數(shù)字化范圍確定：對教育局重要檔案、利用率高的檔案以及具有歷史文化價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化存儲。2.數(shù)字化流程規(guī)范：制定檔案數(shù)字化工作流程，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲備份等環(huán)節(jié)。確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存儲安全。3.數(shù)字化成果應(yīng)用：將數(shù)字化檔案納入檔案信息系統(tǒng)，為檔案利用者提供便捷的在線查閱、下