PAGE醫(yī)療保險管理局檔案制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)療保險管理局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，為醫(yī)療保險工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)療保險管理局機關(guān)各部門以及下屬各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)療保險管理局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)真實反映醫(yī)療保險業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理醫(yī)療保險業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)療保險管理局設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)療保險管理局實際情況，制定和完善檔案管理制度。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理醫(yī)療保險業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.檔案統(tǒng)計：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.檔案利用服務(wù)：為醫(yī)療保險管理局機關(guān)各部門以及下屬各分支機構(gòu)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)療保險工作提供決策支持。7.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)：組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.醫(yī)療保險政策法規(guī)文件：包括國家和地方出臺的醫(yī)療保險政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。2.醫(yī)療保險業(yè)務(wù)文件：如醫(yī)療保險參保登記、繳費申報、待遇審核、基金管理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。3.醫(yī)療保險基金財務(wù)文件：涉及醫(yī)療保險基金收支、核算、審計等方面的文件材料。4.醫(yī)療保險監(jiān)督檢查文件：醫(yī)療保險管理部門開展監(jiān)督檢查工作形成的文件材料。5.醫(yī)療保險信息化建設(shè)文件：有關(guān)醫(yī)療保險信息系統(tǒng)建設(shè)、維護、管理等方面的文件材料。6.醫(yī)療保險宣傳教育文件：開展醫(yī)療保險宣傳活動形成的文件材料。7.醫(yī)療保險機構(gòu)內(nèi)部管理文件：包括機構(gòu)設(shè)置、人員任免、績效考核等方面的文件材料。8.醫(yī)療保險相關(guān)會議文件：召開醫(yī)療保險工作會議、研討會等形成的文件材料。9.醫(yī)療保險信訪投訴文件：處理醫(yī)療保險信訪投訴案件形成的文件材料。10.其他與醫(yī)療保險工作相關(guān)的文件材料。（二）檔案收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，及時將形成的文件材料移交檔案管理部門進行收集。2.完整齊全：確保收集的檔案材料完整無缺，能夠全面反映醫(yī)療保險業(yè)務(wù)活動的全過程。3.真實準(zhǔn)確：檔案材料應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。（三）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照醫(yī)療保險業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案形成特點，將檔案分為醫(yī)療保險政策法規(guī)類、業(yè)務(wù)管理類、基金財務(wù)類、監(jiān)督檢查類、信息化建設(shè)類、宣傳教育類、機構(gòu)管理類、會議文件類、信訪投訴類等類別。2.編號規(guī)則：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂要求：對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)確保文件材料的順序正確，裝訂牢固，整齊美觀。4.編目與著錄：編制檔案目錄，對檔案的編號、名稱、日期、保管期限等進行著錄，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.面積規(guī)劃：根據(jù)檔案管理的實際需要，合理規(guī)劃檔案庫房的面積，確保檔案有足夠的存儲空間。3.設(shè)施配備：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、防鼠板、窗簾、磁帶柜等。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管：對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，確保電子檔案的安全。3.特殊載體檔案保管：對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管，確保檔案的質(zhì)量和可讀性。（三）檔案保管期限1.永久保管：對涉及醫(yī)療保險政策法規(guī)、基金財務(wù)、重大業(yè)務(wù)決策等具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對一般業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限。（四）檔案庫房管理1.專人負(fù)責(zé)：檔案庫房由專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全。2.環(huán)境維護：定期對檔案庫房的溫濕度、衛(wèi)生等環(huán)境條件進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.安全檢查：加強對檔案庫房的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行鑒定。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：對已鑒定為失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報醫(yī)療保險管理局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進情況：統(tǒng)計每年接收的檔案數(shù)量、種類、來源等。2.檔案整理情況：統(tǒng)計已整理的檔案數(shù)量、類別、整理時間等。3.檔案保管情況：統(tǒng)計檔案庫房的面積、檔案存儲數(shù)量、保管期限等。4.檔案利用情況：統(tǒng)計檔案查閱、借閱的人次、數(shù)量、利用目的等。5.檔案銷毀情況：統(tǒng)計已銷毀的檔案數(shù)量、類別、銷毀時間等。（二）統(tǒng)計方法1.建立統(tǒng)計臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計分析：定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計報表報送：按照上級主管部門的要求，定期報送檔案統(tǒng)計報表。七、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)療保險管理局機關(guān)各部門：為醫(yī)療保險政策制定、業(yè)務(wù)辦理、監(jiān)督檢查等工作提供檔案查閱服務(wù)。2.下屬各分支機構(gòu)：為分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)開展提供檔案支持。3.參保單位和參保人員：根據(jù)相關(guān)規(guī)定，為參保單位和參保人員提供檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)。4.其他相關(guān)部門和單位：因工作需要，經(jīng)醫(yī)療保險管理局批準(zhǔn)，可為其他相關(guān)部門和單位提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失。3.復(fù)?。簷n案利用者如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。（三）利用登記1.查閱登記：對檔案查閱情況進行登記,包括查閱日期、查閱者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等。2.借閱登記：對檔案借閱情況進行登記，包括借閱日期、借閱者姓名、單位、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等。3.復(fù)印登記：對檔案復(fù)印情況進行登記，包括復(fù)印日期、復(fù)印者姓名、單位、復(fù)印檔案名稱、復(fù)印頁數(shù)等。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化存儲：將醫(yī)療保險管理局的各類檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.提高檔案利用效率：通過檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高檔案利用效率。3.提升檔案管理水平：利用信息化手段，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行有效管理，提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，形成電子檔案。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。4.檔案安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的保障措施，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)步驟1.規(guī)劃設(shè)計階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟和保障措施等。2.系統(tǒng)開發(fā)階段：按照規(guī)劃設(shè)計要求，進行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)。3.數(shù)據(jù)錄入階段：組織開展檔案數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)錄入工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.系統(tǒng)測試與上線階段：對檔案管理系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，然后上線運行。5.運行維護階段：對檔案信息化系統(tǒng)進行運行維護，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)更新等問題。九、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)（一）培訓(xùn)目標(biāo)1.提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平：通過培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和操作技能，提高業(yè)務(wù)水平。2.增強檔案利用者檔案意識：對醫(yī)療保險管理局機關(guān)各部門以及下屬各分支機構(gòu)的工作人員進行檔案培訓(xùn)，增強其檔案意識，提高檔案利用能力。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)：學(xué)習(xí)國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，明確檔案管理的法律責(zé)任和義務(wù)。2.檔案業(yè)務(wù)知識：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等方面的業(yè)務(wù)知識。3.檔案管理系統(tǒng)操作技能：培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，提高