PAGE檔案局檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用。3.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案收集與整理（一）收集范圍本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行重點收集，并及時歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的分類體系。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于檔案的查閱和管理。三、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，用于存放檔案，并根據(jù)檔案的分類和編號進(jìn)行合理排列。（二）溫濕度控制1.庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）防火防盜1.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案被盜或被破壞。3.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入制度，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。（四）防蟲防鼠1.定期對庫房進(jìn)行清掃和消毒，保持庫房的清潔衛(wèi)生。2.在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，如樟腦丸、鼠夾等，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。（五）防塵防光1.庫房應(yīng)安裝防塵窗簾，減少灰塵的進(jìn)入。2.檔案應(yīng)存放在密閉的檔案盒、柜中，并避免陽光直射，防止檔案褪色、老化。（六）防磁對磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁檔案盒、柜等，防止檔案信息被磁化。（七）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。四、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍本局工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本局的檔案。外單位人員因特殊情況需要查閱、借閱本局檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本局提出申請，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，并提交單位介紹信等相關(guān)證明材料，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請人的申請，對檔案進(jìn)行查閱、借閱登記，并提供必要的幫助和指導(dǎo)。（四）利用期限1.本局工作人員查閱檔案，一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱期限一般不超過[X]個工作日。2.本局工作人員借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位人員借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：對檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的保存價值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進(jìn)行全面審查。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有保存價值。2.檔案的來源是否可靠，形成時間是否準(zhǔn)確。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價值。2.比較分析法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其保存價值。3.效益評估法：評估檔案對本局工作和社會發(fā)展的效益，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案鑒定、銷毀等工作的情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計。2.利用計算機(jī)管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析。（三）移交要求1.本局工作人員因工作調(diào)動、退休等原因離開本局時，應(yīng)將本人保管的檔案及時移交檔案管理部門。2.本局撤銷、合并時，應(yīng)將檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。3.檔案移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的全面管理工作，制定檔案管理制度和工作計劃。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.審核檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。4.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、