PAGE安保部內(nèi)勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安保部內(nèi)勤檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，為安保工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安保部內(nèi)勤所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于安保工作記錄、人員信息、設(shè)備檔案、文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：安保部內(nèi)勤檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映安保工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.安保工作記錄檔案：包括每日巡邏記錄、安全事件報告、監(jiān)控視頻資料等。2.人員檔案：涵蓋安保人員個人信息、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。3.設(shè)備檔案：如安保設(shè)施設(shè)備的采購合同、維護(hù)記錄、使用說明等。4.文件資料檔案：安保部相關(guān)的通知、通報、規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案等。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.首位字母代表檔案類別，如“A”表示安保工作記錄檔案，“P”表示人員檔案，“E”表示設(shè)備檔案，“D”表示文件資料檔案。3.后續(xù)數(shù)字按照時間順序或流水號進(jìn)行編排，確保編號的唯一性。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.安保人員應(yīng)及時將工作中產(chǎn)生的各類資料交至內(nèi)勤處，確保檔案收集的及時性。2.內(nèi)勤人員應(yīng)定期主動收集相關(guān)部門和人員提交的檔案資料，避免遺漏。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類篩選，剔除重復(fù)、無效的信息。2.按照檔案類別和編號規(guī)則進(jìn)行排序，確保檔案排列有序。3.對每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，便于查詢。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.內(nèi)勤人員將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和牢固。2.在檔案封面或盒脊上填寫檔案編號、名稱、日期等信息，并貼上標(biāo)簽。3.將歸檔后的檔案存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。（二）存儲環(huán)境1.檔案存儲場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.安保部內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位或人員因特殊原因需要借閱檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱登記1.建立借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。2.在檔案使用過程中，應(yīng)注意保密，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.安保工作記錄檔案保管期限為[X]年，人員檔案保管期限為[X]年，設(shè)備檔案保管期限為設(shè)備使用年限加[X]年，文件資料檔案保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（二）銷毀程序1.檔案保管期滿后由內(nèi)勤人員提出銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀申請表上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案庫1.將重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。（二）信息化管理要求1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保電子檔案的安全存儲和便捷查詢。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶級別和密碼，確保檔案信息安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）內(nèi)勤人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱等日常管理工作。2.定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助部門負(fù)責(zé)人做好檔案的保管期限鑒定和銷毀工作。4.負(fù)責(zé)電子檔案庫的建設(shè)和維護(hù)，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作符合公司要求。2.審批檔案借閱申請，對重要檔案的使用進(jìn)行監(jiān)督。3.指導(dǎo)和監(jiān)督內(nèi)勤人員的檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.安保部應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱等情況。2.檢查人員應(yīng)填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對安保部檔案管理工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.對于