PAGE小學(xué)工會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的小學(xué)工會(huì)檔案是學(xué)校工會(huì)工作的重要組成部分，是工會(huì)組織開展各項(xiàng)活動(dòng)、履行職能、服務(wù)教職工的真實(shí)記錄。為加強(qiáng)小學(xué)工會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校工會(huì)委員會(huì)及下屬各部門在工作中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會(huì)檔案由工會(huì)辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工會(huì)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)學(xué)校工會(huì)設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由工會(huì)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，副主席擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工會(huì)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題。工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.工會(huì)主席職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)工會(huì)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工會(huì)工作計(jì)劃，定期檢查檔案管理工作情況。審批檔案管理工作制度、工作計(jì)劃和重要文件，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.工會(huì)副主席職責(zé)協(xié)助工會(huì)主席做好檔案管理工作，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。指導(dǎo)檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)工作，審核檔案管理工作中的重要文件和材料。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。建立健全檔案管理制度和工作流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案安全。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，為工會(huì)工作和教職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。4.各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確。督促本部門工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料交檔案管理人員歸檔，協(xié)助檔案管理人員做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)工會(huì)及學(xué)校有關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、通報(bào)等。2.工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定等。3.工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、委員會(huì)會(huì)議、常委會(huì)會(huì)議等會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、權(quán)益維護(hù)等方面的文件材料。5.工會(huì)開展各類活動(dòng)的方案、計(jì)劃、總結(jié)、照片、錄像等。6.工會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)決算、經(jīng)費(fèi)收支報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.工會(huì)與其他單位的往來(lái)文件、協(xié)議、合同等。8.教職工的來(lái)信來(lái)訪記錄、處理結(jié)果等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。凡工會(huì)工作中形成的文件材料，承辦人應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)交本部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核無(wú)誤后交檔案管理人員歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)重要文件和緊急文件，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集，確保文件的安全和完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、財(cái)務(wù)管理類、工會(huì)工作類等若干類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校工會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，以保證檔案的質(zhì)量。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的安全和可用。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記和安全檢查工作。4.按照檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由工會(huì)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，工會(huì)副主席、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其保存價(jià)值的高低。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)工會(huì)工作和教職工的利用效益出發(fā)，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映工會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工會(huì)工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)工會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐件審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)工會(huì)主席審批后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，查閱檔案應(yīng)履行必要的審批手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)工會(huì)辦公室審批。3.工會(huì)辦公室根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱人查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還。（三）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)履行必要審批手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)工會(huì)主席審批。3.工會(huì)主席審批同意后，檔案管理人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記冊(cè)》，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱期限、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.借閱人憑《檔案借閱登記冊(cè)》到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人有關(guān)保管要求。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案管理工作的基本情況。（二）移交工作