PAGE社團(tuán)檔案資料管理與制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織社團(tuán)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在社團(tuán)活動(dòng)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有社團(tuán)的檔案資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社團(tuán)檔案資料由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映社團(tuán)的活動(dòng)情況和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及社團(tuán)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料管理部門及職責(zé)（一）管理部門設(shè)立社團(tuán)檔案資料管理室，隸屬于[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案資料的統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.制定和完善社團(tuán)檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立社團(tuán)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.定期對(duì)社團(tuán)檔案資料進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)向社團(tuán)成員及相關(guān)部門提供檔案資料的查詢、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各社團(tuán)做好檔案資料的管理工作，對(duì)違反檔案資料管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類社團(tuán)檔案資料分為以下幾類：1.社團(tuán)基本信息類：包括社團(tuán)成立批復(fù)、章程、組織機(jī)構(gòu)、成員名單等。2.活動(dòng)策劃與組織類：包括活動(dòng)策劃書、活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等。3.會(huì)議記錄類：包括社團(tuán)例會(huì)、會(huì)員大會(huì)、專題研討會(huì)等會(huì)議的記錄。4.財(cái)務(wù)類：包括社團(tuán)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、收支明細(xì)等。5.宣傳推廣類：包括社團(tuán)宣傳資料、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、媒體報(bào)道等。6.獲獎(jiǎng)榮譽(yù)類：包括社團(tuán)獲得的各類獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)證書等。7.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）編號(hào)對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。例如：2023A001，表示2023年社團(tuán)基本信息類的第1份檔案資料。類別代碼如下：1.社團(tuán)基本信息類：A2.活動(dòng)策劃與組織類：B3.會(huì)議記錄類：C4.財(cái)務(wù)類：D5.宣傳推廣類：E6.獲獎(jiǎng)榮譽(yù)類：F7.其他類：G四、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各社團(tuán)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.社團(tuán)成員在參與社團(tuán)活動(dòng)過程中形成的各類文件、資料，應(yīng)及時(shí)提交給檔案資料收集人員。3.對(duì)于社團(tuán)外部單位或個(gè)人發(fā)來的與社團(tuán)相關(guān)的文件、資料，由社團(tuán)負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)移交檔案資料管理室。（二）整理1.檔案資料管理室對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案資料的類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。3.去除檔案資料中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢?duì)破損的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案資料歸檔清單，一式兩份，一份由檔案資料管理室留存，一份隨檔案資料一同存放。2.檔案資料應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行歸檔，不同年度的檔案資料應(yīng)分別存放。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)建立副本或復(fù)印件，分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止檔案資料丟失或損壞。（二）保管1.檔案資料管理室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案資料應(yīng)存放在檔案柜或檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案資料的查詢與借閱（一）查詢1.社團(tuán)成員及相關(guān)部門因工作需要查詢檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案資料查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容、目的、時(shí)間等。2.檔案資料管理室對(duì)查詢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，為查詢?nèi)藛T提供檔案資料的查詢服務(wù)。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案資料管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案資料帶出室外。4.查詢?nèi)藛T如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案資料管理室同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱1.社團(tuán)成員及相關(guān)部門因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、目的、時(shí)間、歸還日期等。2.檔案資料管理室對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案資料管理室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案資料管理室定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.鑒定工作應(yīng)由檔案資料管理室會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并形成檔案資料鑒定報(bào)告，一式兩份，一份由檔案資料管理室留存，一份隨檔案資料一同存放。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)填寫檔案資料銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等。2.檔案資料銷毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)檔案資料管理室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案資料銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案資料信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案資料銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等內(nèi)容，記錄應(yīng)保存至少[X]年。八、檔案資料管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)1.利用信息技術(shù)建立社團(tuán)檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理。2.檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括檔案資料的基本信息、目錄、全文等內(nèi)容，便于查詢、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案資料的數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.數(shù)字化處理后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，確保圖像清晰、文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案資料管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案資料管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)社團(tuán)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用實(shí)地檢查、查閱檔案資料、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立社團(tuán)檔案資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各社團(tuán)的檔案資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、利用效率等方面，考核結(jié)果將作為社團(tuán)評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)檔案資料管理工作成績(jī)突出的社團(tuán)和個(gè)人，