PAGE工程檔案資料員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案資料管理，確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高工程管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類文件資料，不遺漏重要信息，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)程序和內(nèi)在規(guī)律，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類、組卷，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.及時(shí)性原則：工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，確保資料的時(shí)效性。（四）職責(zé)分工1.工程管理部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作。對(duì)項(xiàng)目各參建單位的檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。審核項(xiàng)目檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，確保符合歸檔要求。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為本項(xiàng)目檔案資料管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保項(xiàng)目檔案資料按時(shí)、按質(zhì)、按量完成歸檔。協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案資料管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)不符合要求的檔案資料督促整改。3.檔案資料員具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案資料的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。按照檔案管理規(guī)范，建立健全項(xiàng)目檔案資料臺(tái)賬，做好檔案資料的保管、借閱、歸還等登記工作。協(xié)助工程管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成檔案資料的審核、移交等工作，確保檔案資料的規(guī)范管理。4.各參建單位負(fù)責(zé)本單位在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類檔案資料的收集、整理，并按要求及時(shí)移交至項(xiàng)目建設(shè)單位。接受項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案資料管理監(jiān)督、指導(dǎo)，確保本單位檔案資料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。二、工程檔案資料的分類與歸檔要求（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書及批復(fù)可行性研究報(bào)告及批復(fù)環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目節(jié)能審查意見等歸檔要求：文件應(yīng)齊全、完整，批復(fù)文件應(yīng)加蓋發(fā)文單位公章，原件歸檔。2.建設(shè)用地文件土地出讓合同建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件土地使用證等歸檔要求：提供原件，復(fù)印件需加蓋相關(guān)單位公章，并注明原件存放處。3.勘察、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見等歸檔要求：勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件應(yīng)完整，審查意見應(yīng)原件歸檔。（二）施工過(guò)程文件1.施工管理文件工程開工報(bào)告、復(fù)工報(bào)告施工組織設(shè)計(jì)、施工方案技術(shù)交底記錄工程變更通知、工程洽商記錄等歸檔要求：文件應(yīng)內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全，按工程進(jìn)度順序歸檔。2.施工技術(shù)文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告施工試驗(yàn)記錄（如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告等）隱蔽工程驗(yàn)收記錄分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等歸檔要求：質(zhì)量證明文件應(yīng)真實(shí)有效，試驗(yàn)記錄、驗(yàn)收記錄應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章完整，按類別和時(shí)間順序歸檔。3.施工安全與文明施工文件安全生產(chǎn)許可證安全技術(shù)措施方案安全檢查記錄、隱患整改記錄文明施工措施及相關(guān)記錄等歸檔要求：文件應(yīng)反映工程實(shí)際安全與文明施工情況，記錄詳細(xì)，按時(shí)間順序歸檔。（三）竣工圖1.建筑竣工圖總平面圖各層建筑平面圖、立面圖、剖面圖建筑詳圖等歸檔要求：竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，圖面清晰，與工程實(shí)際相符，按專業(yè)分類裝訂成冊(cè)。2.結(jié)構(gòu)竣工圖基礎(chǔ)平面圖、剖面圖柱、梁、板等結(jié)構(gòu)施工圖結(jié)構(gòu)加固、變更等圖紙歸檔要求：同建筑竣工圖要求，確保結(jié)構(gòu)圖紙準(zhǔn)確反映工程實(shí)際結(jié)構(gòu)情況。3.電氣竣工圖電氣系統(tǒng)圖電氣平面圖（動(dòng)力、照明等）電氣設(shè)備安裝詳圖等歸檔要求：竣工圖應(yīng)標(biāo)注準(zhǔn)確的線路走向、設(shè)備位置等信息，與實(shí)際施工一致。4.給排水及消防竣工圖給排水系統(tǒng)圖給排水平面圖（室內(nèi)外）消防系統(tǒng)圖、消防設(shè)施布置圖等歸檔要求：清晰反映給排水及消防管道走向、設(shè)備安裝位置等，符合實(shí)際工程情況。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程概況建設(shè)依據(jù)工程建設(shè)情況工程質(zhì)量情況驗(yàn)收結(jié)論等歸檔要求：報(bào)告應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，相關(guān)單位簽字蓋章齊全。2.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告工程質(zhì)量評(píng)估意見各分部工程質(zhì)量驗(yàn)收情況說(shuō)明工程質(zhì)量問(wèn)題整改情況等歸檔要求：由監(jiān)理單位出具，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，簽字蓋章完整。3.工程竣工結(jié)算報(bào)告工程結(jié)算書結(jié)算審核報(bào)告等歸檔要求：結(jié)算報(bào)告應(yīng)準(zhǔn)確反映工程費(fèi)用結(jié)算情況，審核報(bào)告應(yīng)具備審核單位資質(zhì)及簽字蓋章。4.工程竣工備案文件工程竣工驗(yàn)收備案表規(guī)劃、消防、環(huán)保等部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件工程質(zhì)量保修書等歸檔要求：備案文件應(yīng)齊全，符合備案要求，按規(guī)定順序歸檔。三、工程檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中同步形成，隨工程進(jìn)度及時(shí)收集，不得事后補(bǔ)制。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）整理要求1.檔案資料員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的工程檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份文件應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的完整性和可讀性。4.整理后的檔案資料應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序依次編寫卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。四、工程檔案資料的保管與利用（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案資料員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案資料員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定，對(duì)借閱的檔案資料進(jìn)行登記，明確借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或帶出公司。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案資料員應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、工程檔案資料的移交與歸檔（一）移交要求1.工程項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)工程檔案資料進(jìn)行全面整理，經(jīng)審核無(wú)誤后，向公司檔案管理部門移交。2.移交的檔案資料應(yīng)編制《工程檔案資料移交清單》，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案資料的名稱、數(shù)量、卷號(hào)等信息，移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門在接收工程檔案資料時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單及檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交單位整改。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收的工程檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.歸檔后的工程檔案資料應(yīng)建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。3.工程檔案資料應(yīng)長(zhǎng)期保存，保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程管理部門應(yīng)定期對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用、移交等環(huán)節(jié)，確保檔案資料管理工作符合本制度要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將工程檔案資料管理工作納入對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及