PAGE檔案三個(gè)一制度推進(jìn)情況一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度推進(jìn)情況文檔。本制度旨在規(guī)范公司檔案管理流程，明確檔案管理職責(zé)，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。涵蓋公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、記錄、證照等具有保存價(jià)值的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，提高檔案查詢和使用效率。4.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作，確保檔案管理活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。二、檔案三個(gè)一制度內(nèi)容（一）“一人一檔”制度1.定義“一人一檔”是指為公司每位員工建立獨(dú)立的個(gè)人檔案，全面記錄員工從入職到離職期間的各類信息，包括個(gè)人基本資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。2.建立流程入職階段：新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的個(gè)人基本資料，如身份證、學(xué)歷證書、簡(jiǎn)歷等，并將相關(guān)信息錄入公司檔案管理系統(tǒng)，為員工創(chuàng)建個(gè)人檔案。在職期間：各部門負(fù)責(zé)及時(shí)更新員工的工作信息，如崗位變動(dòng)、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)情況等。人力資源部門定期對(duì)員工檔案進(jìn)行審核和補(bǔ)充，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。離職階段：?jiǎn)T工離職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)員工檔案進(jìn)行封存，并按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善保管。3.管理要求專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)員工個(gè)人檔案的管理，確保檔案信息的安全和保密。定期維護(hù)：定期對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。嚴(yán)格保密：嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或泄露員工個(gè)人檔案信息。（二）“一事一檔”制度1.定義“一事一檔”是指對(duì)公司每一項(xiàng)重要工作、項(xiàng)目或事件建立獨(dú)立的檔案，詳細(xì)記錄該事項(xiàng)的策劃、實(shí)施、結(jié)果等全過(guò)程信息。2.建立流程項(xiàng)目啟動(dòng)階段：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，制定項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃，明確檔案收集范圍、整理要求和保管期限等。項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理計(jì)劃，及時(shí)收集和整理項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，并定期提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目結(jié)束階段：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核和整理，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。將整理好的項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。3.管理要求全程跟蹤：檔案管理人員應(yīng)全程跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)了解項(xiàng)目檔案的形成情況，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。分類整理：按照項(xiàng)目的不同階段和文件類型對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理，便于查詢和利用。長(zhǎng)期保存：對(duì)于重要項(xiàng)目的檔案，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定確定保管期限，進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以備后續(xù)查閱和參考。（三）“一年一清查”制度1.定義“一年一清查”是指每年定期對(duì)公司檔案進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查內(nèi)容檔案數(shù)量清查：核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)記錄是否一致，檢查是否存在檔案丟失、損壞等情況。檔案質(zhì)量清查：檢查檔案的整理質(zhì)量，包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行及時(shí)整改。檔案存放位置清查：核實(shí)檔案的存放位置是否正確，是否便于查找和利用，確保檔案存放有序。3.清查流程制定計(jì)劃：每年年初，檔案管理部門制定檔案清查計(jì)劃，明確清查范圍、時(shí)間安排、人員分工等。組織實(shí)施：按照清查計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)。清查過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)檔案信息，做好記錄?？偨Y(jié)報(bào)告：清查結(jié)束后，檔案管理部門撰寫清查總結(jié)報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)總結(jié)，分析存在的問(wèn)題及原因，并提出改進(jìn)措施和建議。整改落實(shí)：根據(jù)清查總結(jié)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改落實(shí)，確保檔案管理工作的規(guī)范和完善。三、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）主要職責(zé)1.制度制定與完善負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，及時(shí)修訂檔案管理制度，保證制度的有效性和適應(yīng)性。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案的收集工作，確保各類檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，提高檔案的規(guī)范化水平。3.檔案保管與維護(hù)負(fù)責(zé)檔案的安全保管，提供適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案使用壽命。4.檔案利用與服務(wù)建立檔案檢索體系，方便公司內(nèi)部人員查詢和利用檔案。按照規(guī)定為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案利用的合法性和合規(guī)性。同時(shí)，積極開展檔案編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)公司檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。6.檔案清查與統(tǒng)計(jì)組織實(shí)施公司檔案“一年一清查”工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，并做好清查記錄和統(tǒng)計(jì)工作。分析檔案管理中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案管理工作。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類涵蓋合同協(xié)議、銷售訂單、采購(gòu)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.項(xiàng)目管理類如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)研發(fā)類包括科研項(xiàng)目資料、技術(shù)文檔、專利證書、軟件代碼等。5.其他類如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、重要活動(dòng)記錄等具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，在工作過(guò)程中及時(shí)收集各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)性和完整性。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.真實(shí)準(zhǔn)確檔案收集人員應(yīng)確保收集到的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案信息。對(duì)于原始檔案資料，應(yīng)保持其原貌，不得隨意涂改或損壞。3.齊全完整收集的檔案資料應(yīng)涵蓋該事項(xiàng)的各個(gè)方面，包括相關(guān)的文件、記錄、圖表、照片等，確保檔案內(nèi)容的完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如將行政管理類檔案分為公司文件、人事檔案等類別；將業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案分為合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按照年份、類別、順序號(hào)等進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)便于查詢和檢索，為檔案利用提供便利。4.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫(kù)房應(yīng)采用防火材料裝修，安裝防火門、防火卷簾等消防設(shè)施；配備除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，控制庫(kù)房溫濕度；設(shè)置防蟲、防鼠設(shè)施，防止檔案受到蟲害和鼠害；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.溫濕度控制庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。3.照明要求庫(kù)房照明應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，避免檔案因光照而褪色、老化。同時(shí)，應(yīng)控制照明亮度，防止光線過(guò)強(qiáng)對(duì)檔案造成損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和取用。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，以防止檔案丟失或損壞。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，規(guī)范電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等流程，確保電子檔案的安全。3.特殊載體檔案保管對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特點(diǎn)進(jìn)行保管。照片應(yīng)沖印或數(shù)字化保存，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；錄音、錄像檔案應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和檢查，確保其可讀性和完整性。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、褪色、霉變等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的修復(fù)措施，確保檔案的質(zhì)量。每周至少進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，每月進(jìn)行一次全面檔案檢查。2.修復(fù)與復(fù)制對(duì)于破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。修復(fù)檔案應(yīng)遵循檔案修復(fù)原則，盡量保持檔案的原貌；復(fù)制檔案應(yīng)確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)與原件一同保管。3.防蟲防鼠在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，定期進(jìn)行檢查和更換，防止檔案受到蟲害和鼠害。同時(shí)，應(yīng)保持庫(kù)房環(huán)境整潔，減少害蟲和老鼠的滋生環(huán)境。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部公司各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可查閱公司相關(guān)檔案。外部單位查閱檔案應(yīng)出具正式介紹信，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）利用流程1.申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱檔案的名稱、用途、期限等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.審批檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。3.查閱與借閱申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.歸還借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）服務(wù)措施1.提供咨詢檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部人員提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案管理的問(wèn)題。對(duì)于員工在檔案利用過(guò)程中遇到的困難，應(yīng)及時(shí)給予幫助和指導(dǎo)。2.開展編研檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要，開展檔案編研工作。通過(guò)對(duì)檔案資料的整理、分析和研究，編寫專題資料、大事記、組織沿革等編研成果，為公司決策提供參考依據(jù)。3.推進(jìn)信息化服務(wù)利用檔案管理信息系統(tǒng)，為公司內(nèi)部人員提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。員工可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨時(shí)隨地查閱檔案信息，提高檔案利用效率。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.實(shí)現(xiàn)檔案電子化存儲(chǔ)將公司各類檔案進(jìn)行全面電子化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，提高檔案管理的效率和便捷性。2.完善檔案檢索體系建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和精準(zhǔn)定位。利用關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、全文檢索等多種方式，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.推進(jìn)檔案在線利用實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，員工可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨時(shí)隨地利用檔案資源，提高檔案利用的及時(shí)性和靈活性。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)確保檔案圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.檔案數(shù)據(jù)安全保障建立檔案數(shù)據(jù)安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟、時(shí)間安排等。規(guī)劃應(yīng)充分考慮公司檔案管理現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展需求，確保規(guī)劃的科學(xué)性和可行性。2.準(zhǔn)備階段成立檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的組織實(shí)施。開展項(xiàng)目調(diào)研，了解公司各部門對(duì)檔案信息化的需求和意見(jiàn)。進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)、軟件選型等準(zhǔn)備工作，確保項(xiàng)目實(shí)施所需的硬件和軟件環(huán)境。3.實(shí)施階段按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施