PAGE農(nóng)村專業(yè)合作社檔案制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)村專業(yè)合作社（以下簡稱“合作社”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在合作社生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、文化建設(shè)等方面的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合合作社實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社及所屬各部門、分支機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。合作社檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映合作社各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則。全面收集、整理合作社在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。對涉及合作社商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)合作社檔案的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善合作社檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用合作社各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督合作社各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案管理人員配備專職或兼職檔案管理人員，負責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強，熱愛檔案工作。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、保管、利用等方面的技能。3.具備一定的計算機操作能力，能夠適應(yīng)檔案信息化管理的要求。（三）各部門職責(zé)合作社各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負責(zé)檔案管理，定期向檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括合作社的章程、制度、會議記錄、決議、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案：包括農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、農(nóng)產(chǎn)品銷售合同及記錄、農(nóng)資采購記錄、生產(chǎn)基地規(guī)劃與建設(shè)資料、質(zhì)量檢測報告等。3.科技研發(fā)類檔案：包括科研項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)創(chuàng)新成果等。4.教育培訓(xùn)類檔案：包括社員培訓(xùn)計劃、教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄等。5.文化建設(shè)類檔案：包括合作社文化活動記錄、宣傳資料（如宣傳冊、海報、影像資料等）、榮譽證書等。6.其他類檔案：包括與合作社相關(guān)的合同協(xié)議、往來信函、審計報告、法律文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對本部門形成的文件材料進行收集、整理，確保檔案的及時歸檔。2.收集的檔案應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求（如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強的紙張，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上）。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)及時收集并進行專項整理。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息。3.將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門進行審核、驗收，并辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，同一年度的檔案集中在一起。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)合作社內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各部門檔案。3.按問題分類：將檔案按其反映的問題進行分類，如行政管理類檔案可分為綜合管理、人力資源管理、財務(wù)管理等類別。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識別和管理。2.編號格式為：年度機構(gòu)代碼類別代碼保管期限代碼順序號。例如：2023010101001，其中“2023”表示年度，“01”表示機構(gòu)代碼，“01”表示類別代碼，“01”表示保管期限代碼（永久），“001”表示順序號。3.機構(gòu)代碼、類別代碼、保管期限代碼應(yīng)根據(jù)合作社實際情況進行統(tǒng)一編制，并保持相對穩(wěn)定。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保整齊牢固。2.裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類、編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進行檢查和更新。3.建立檔案存儲索引，注明檔案的存放位置、編號、類別等信息，方便檔案的查詢和利用。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表：根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合合作社實際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報合作社負責(zé)人批準。2.編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.按照批準的銷毀清單，對檔案進行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時清理，對銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物進行妥善處理。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和合作社檔案管理制度，確保檔案信息的安全和合法使用。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)合作社生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、社員需求為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價值。3.嚴格審批原則：檔案利用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保檔案利用的合理性和必要性。（二）利用范圍1.合作社內(nèi)部人員：包括管理人員、工作人員、社員等，可根據(jù)工作需要查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部單位或個人：因工作需要，經(jīng)合作社負責(zé)人批準，可查閱、借閱與合作項目、業(yè)務(wù)往來等相關(guān)的檔案。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：檔案利用者因工作需要，可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的需求，出具檔案證明材料。（四）利用審批1.合作社內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向合作社提交書面申請，說明利用目的、范圍、期限等情況，經(jīng)合作社負責(zé)人批準后，由檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、審批情況等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和管理。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為合作社提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合合作社的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、存儲、檢索、利用等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，對涉及合作社商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的電子檔案，應(yīng)進行加密處理。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對合作社各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集與歸檔情況、檔案整理與分類情況、檔案保管與利用情況等。（二）考核評價指標1.檔案管理制度執(zhí)行情況：考核各部門對檔案管理制度的遵守情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。2.檔案收集與歸檔質(zhì)量：考核檔案收集的齊全完整性、歸檔的及時性和準確性。3.檔案整理與分類規(guī)范程度：考核檔案整理的規(guī)范性、分類的合理性和編號的準確性。4.檔案保管狀況：考核檔案庫房的環(huán)境條件、保管設(shè)備配備及檔案的存儲情況。5.檔案利用效率：考核檔案利用的審批程序、利用登記及檔案為合作社生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供服務(wù)的效果。（三）考核結(jié)果應(yīng)