PAGE人員出入檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的安全管理，規(guī)范人員出入行為，確保檔案資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有人員出入檔案室的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案資料不受任何形式的損壞、丟失或泄露。2.嚴格審批原則：所有人員出入檔案室必須經(jīng)過嚴格的審批流程。3.登記備案原則：對每一次人員出入檔案室的情況進行詳細登記備案。二、檔案室概述（一）檔案室位置與布局檔案室位于公司[具體樓層及房間號]，內(nèi)部按照功能劃分為檔案存儲區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等不同區(qū)域，各區(qū)域之間設(shè)置明顯的標識。（二）檔案存儲設(shè)施檔案室配備了專業(yè)的檔案柜、貨架、防火防潮防蟲設(shè)備等，以確保檔案資料的妥善保存。（三）安全防護措施1.安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.配備監(jiān)控攝像頭，24小時實時監(jiān)控檔案室情況。3.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，定期進行檢查維護。三、人員出入管理規(guī)定（一）檔案室工作人員1.檔案室工作人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.工作人員出入檔案室應(yīng)正常打卡或登記，保持工作區(qū)域整潔有序。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，不得擅自將檔案帶出檔案室或泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱檔案人員1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.查閱申請經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批通過后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱人員必須在指定的查閱區(qū)內(nèi)進行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改或損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認。（三）外來參觀人員1.因工作需要接待外來參觀人員進入檔案室的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準后安排專人陪同參觀。2.參觀人員必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，不得隨意觸摸或拍照檔案資料。3.參觀結(jié)束后，陪同人員應(yīng)及時清理參觀區(qū)域，確保檔案室環(huán)境整潔。（四）維修維護人員1.檔案室設(shè)施設(shè)備需要維修維護時，維修人員應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，預(yù)約維修時間。2.維修人員進入檔案室前，應(yīng)向檔案管理部門提交維修申請，說明維修內(nèi)容和預(yù)計維修時間。3.在維修過程中，維修人員應(yīng)盡量減少對檔案資料的影響，如需移動檔案柜或貨架，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，并做好記錄。4.維修結(jié)束后，維修人員應(yīng)清理維修現(xiàn)場，確保檔案室恢復(fù)原狀。四、出入審批流程（一）查閱檔案審批1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、檔案名稱及編號、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核簽字。3.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交檔案管理部門負責(zé)人審批。4.檔案管理部門負責(zé)人根據(jù)檔案的保密級別和查閱必要性進行審批，審批通過后安排專人陪同查閱。（二）外來參觀審批1.接待部門填寫《外來參觀申請表》，說明參觀單位、參觀人數(shù)、參觀時間、參觀內(nèi)容等信息。2.將申請表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由接待部門通知檔案管理部門做好接待準備工作。（三）維修維護審批1.維修人員填寫《檔案室維修申請表》，詳細說明維修內(nèi)容、維修時間、維修預(yù)計費用等信息。2.將申請表提交檔案管理部門負責(zé)人審核。3.檔案管理部門負責(zé)人審核通過后，提交公司后勤部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.后勤部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，安排維修人員進行維修。五、出入登記與記錄（一）人員出入登記1.在檔案室入口處設(shè)置專門的人員出入登記臺賬，對每一次人員出入情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括出入時間、姓名、部門、出入事由、陪同人員等信息。3.人員出入檔案室時，應(yīng)主動在登記臺賬上進行登記，不得漏登或誤登。（二）檔案查閱記錄1.查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，記錄查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱及編號、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱登記表》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。（三）外來參觀記錄1.接待外來參觀人員時，應(yīng)填寫《外來參觀登記表》，記錄參觀單位、參觀人數(shù)、參觀時間、參觀內(nèi)容、陪同人員等信息。2.《外來參觀登記表》應(yīng)作為檔案管理的重要資料進行保存。（四）維修維護記錄1.維修人員在檔案室進行維修維護工作時，應(yīng)填寫《檔案室維修維護記錄》，記錄維修時間、維修人員姓名、維修內(nèi)容、維修結(jié)果等信息。2.《檔案室維修維護記錄》應(yīng)定期整理歸檔，以便對檔案室設(shè)施設(shè)備的維修維護情況進行跟蹤和管理。六、安全與保密要求（一）安全要求1.進入檔案室的人員應(yīng)注意安全，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)用電。2.不得隨意移動檔案室的消防器材和安全設(shè)施，確保其處于正常使用狀態(tài)。3.離開檔案室時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源和照明設(shè)備，確保檔案室安全。（二）保密要求1.所有人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時，應(yīng)注意保護檔案的保密性，不得將檔案帶出指定區(qū)域或向無關(guān)人員透露檔案信息。3.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱權(quán)限等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對人員出入檔案室的情況進行檢查，核實登記記錄是否準確完整。2.對違反人員出入檔案室管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案室的管理情況進行審計，包括人員出入管理、檔案安全保密等方面。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出改進建議，促進檔案室管理水平的不斷提高。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自進入檔案室。2.違反查閱檔案規(guī)定，擅自抽取、涂改、損毀檔案。3.將檔案帶出檔案室未辦理相關(guān)手續(xù)。4.泄露檔案內(nèi)容。5.在檔案室吸煙、使用明火或違規(guī)用電。6.不遵守出入登記制度，漏登或誤登相關(guān)信息。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，將視情況給予通報批評、罰款、降職降薪等處理，直至解除勞動合同。3.因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料損壞、丟失或泄露的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行賠償。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織人員出入檔案室管理制度的培訓(xùn)，提高員工的安全意識和保密意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、操作流程、安全保密知識等，確保員工熟悉并遵守相關(guān)規(guī)定。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳人員出入檔案室管理制度的重要性和相關(guān)要求