PAGE河南商丘市檔案封存制度一、總則（一）目的為規(guī)范河南商丘市檔案封存工作，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南商丘市行政區(qū)域內(nèi)涉及檔案封存的各類單位和部門，包括但不限于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案封存工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保封存行為的合法性和正當(dāng)性。2.安全保密原則：加強檔案封存期間的安全管理，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障檔案信息安全。3.規(guī)范操作原則：明確檔案封存的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保封存工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.權(quán)益保護(hù)原則：充分尊重和保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，在檔案封存過程中保障其知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。二、檔案封存的范圍與條件（一）封存范圍1.涉及個人隱私、商業(yè)秘密、國家機(jī)密等不宜公開的檔案資料。2.根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或相關(guān)部門要求需要封存的特定檔案。3.其他經(jīng)評估認(rèn)為需要封存以保護(hù)相關(guān)權(quán)益的檔案。（二）封存條件1.檔案所涉及的事項具有保密需求，公開可能對當(dāng)事人造成不利影響。2.按照法定程序或相關(guān)規(guī)定，明確需要對檔案進(jìn)行封存處理。3.檔案的保存期限符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，且在封存期間能夠保證檔案的完整性和可追溯性。三、檔案封存的流程（一）申請1.申請主體：涉及檔案信息的當(dāng)事人（包括個人、法人或其他組織），如認(rèn)為其檔案符合封存條件，可向檔案保管單位提出封存申請。檔案保管單位在工作中發(fā)現(xiàn)某些檔案需要封存時，也可自行提出申請。2.申請材料：當(dāng)事人申請封存檔案的，應(yīng)提交書面申請，說明申請封存檔案的具體內(nèi)容、封存理由及聯(lián)系方式等。檔案保管單位申請封存檔案的，需提交內(nèi)部審批文件及相關(guān)證明材料，說明封存檔案的必要性和依據(jù)。（二）審核1.受理：檔案保管單位收到封存申請后，應(yīng)及時進(jìn)行受理登記，對申請材料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審查。2.審核內(nèi)容：審查申請封存的檔案是否屬于本制度規(guī)定的封存范圍。核實申請封存的理由是否充分，是否符合封存條件。對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等檔案，審查是否已取得相關(guān)當(dāng)事人的授權(quán)或符合法定豁免條件。3.審核期限：檔案保管單位應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核結(jié)果通知申請主體。（三）審批1.審批主體：對于涉及重要機(jī)密或較大影響的檔案封存申請，需經(jīng)檔案保管單位的上級主管部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般檔案封存申請由檔案保管單位內(nèi)部指定的審批機(jī)構(gòu)或負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批決定：審批主體應(yīng)根據(jù)審核結(jié)果，在[X]個工作日內(nèi)做出審批決定。同意封存的，應(yīng)明確封存期限、保管方式等具體要求；不同意封存的，應(yīng)書面說明理由。（四）封存實施1.封存方式：物理封存：采用密封包裝、專柜存放等方式，確保檔案與外界物理隔離。電子封存：對電子檔案進(jìn)行加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等技術(shù)處理，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。2.封存標(biāo)識：對封存的檔案應(yīng)粘貼封存標(biāo)識，注明封存日期、封存期限、封存單位等信息。電子檔案封存后，應(yīng)在存儲介質(zhì)上標(biāo)注相應(yīng)的封存標(biāo)識。3.封存記錄：檔案保管單位應(yīng)建立檔案封存記錄，詳細(xì)記錄封存檔案的名稱、數(shù)量、來源、封存時間、封存方式、審批情況等信息，并存檔備查。（五）解封1.解封申請：在封存期限屆滿前，申請主體或檔案保管單位如需解封檔案，應(yīng)提前[X]個工作日向原審批部門提交解封申請，說明解封理由。涉及個人隱私、商業(yè)秘密等檔案的解封申請，需經(jīng)相關(guān)當(dāng)事人書面同意。2.解封審核與審批：原審批部門收到解封申請后，應(yīng)按照審核和審批流程進(jìn)行審查，在[X]個工作日內(nèi)做出決定。同意解封的，應(yīng)明確解封時間和方式；不同意解封的，應(yīng)書面說明理由。3.解封實施：檔案保管單位按照審批決定實施解封操作，解除對檔案的封存措施，并做好解封記錄。四、檔案封存期間的管理（一）保管要求1.檔案保管單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)封存檔案的保管，確保保管環(huán)境安全、適宜，防止檔案受到損壞、變質(zhì)或丟失。2.對物理封存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保封存包裝完好無損；對電子封存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和技術(shù)維護(hù)，保證電子檔案的可讀性和完整性。（二）查閱與利用限制1.除法律法規(guī)另有規(guī)定外，封存檔案在封存期間不得擅自查閱、利用。因工作需要確需查閱封存檔案的，必須按照規(guī)定履行審批手續(xù)，經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)，并在指定地點、由專人陪同查閱。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播封存檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還保管單位，并辦理歸還手續(xù)。（三）安全保密措施1.檔案保管單位應(yīng)加強對封存檔案保管場所的安全防范，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，防止檔案被盜、被搶或遭受其他安全事故。2.對涉及檔案封存工作的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案保管單位應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案封存工作進(jìn)行自查，檢查封存檔案的管理情況、查閱利用審批記錄等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)對檔案封存工作進(jìn)行定期審計，重點審查封存檔案的合規(guī)性、安全性和效益性，提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.政府檔案行政管理部門應(yīng)加強對河南商丘市檔案封存制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，定期組織開展專項檢查或抽查，對違反本制度的行為依法予以糾正和處理。2.接受社會公眾的監(jiān)督，對涉及檔案封存的投訴舉報及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會公開。六、法律責(zé)任（一）對違反本制度行為的界定1.未經(jīng)審批擅自封存或解封檔案的。2.在檔案封存期間，違反安全保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改或丟失的。3.擅自查閱、利用封存檔案或違反查閱利用審批手續(xù)的。4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）法律責(zé)任追究1.對違反本制度的單位和個人，由檔案保管單位或相關(guān)部門責(zé)令限期改正，并視情節(jié)輕重給予警告、通報批