PAGE民非機(jī)構(gòu)動檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本民非機(jī)構(gòu)（以下簡稱“機(jī)構(gòu)”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指機(jī)構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)構(gòu)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善機(jī)構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護(hù)措施確保檔案安全。4.開展檔案的鑒定工作，對已超過保管期限的檔案提出鑒定意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識和業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；各類會議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；規(guī)章制度；人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、獎懲等材料）；財(cái)務(wù)檔案（包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等）；固定資產(chǎn)檔案（包括購置、處置等相關(guān)文件）等。2.業(yè)務(wù)活動類檔案包括項(xiàng)目申報(bào)材料、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收材料；業(yè)務(wù)往來信函、協(xié)議；調(diào)查研究報(bào)告；培訓(xùn)資料；宣傳資料等。3.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號，定期移交檔案管理部門。3.對于重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，檔案形成部門應(yīng)在移交前進(jìn)行備份，防止檔案原件丟失或損壞。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）檔案整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)活動類、黨群工作類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況分為若干小類。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別順序號的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“001”表示該類檔案中的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并存儲在電子存儲設(shè)備上，同時(shí)保留原始載體。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映機(jī)構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對機(jī)構(gòu)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定確定。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。檢查周期為每年一次。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如檔案有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符，應(yīng)查明原因并進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工可直接到檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.查閱、借閱檔案人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為機(jī)構(gòu)的決策和業(yè)務(wù)活動提供有力的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)購置或開發(fā)適合機(jī)構(gòu)檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能