PAGE永升物業(yè)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強永升物業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于永升物業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對物業(yè)各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映物業(yè)管理工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和業(yè)主隱私的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善本檔案室的各項規(guī)章制度。2.負責收集、整理、保管物業(yè)各類檔案，包括但不限于物業(yè)管理合同、業(yè)主資料、工程圖紙、維修記錄、財務檔案等。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架，建立健全檔案檢索工具，便于檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，同時做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案室的要求及時移交檔案。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的收集、整理工作符合規(guī)范要求。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定進行操作，保證檔案的質量。4.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平，適應檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理類：包括物業(yè)管理合同、服務協(xié)議、招投標文件、業(yè)主公約、服務標準與規(guī)范等。2.業(yè)主資料類：業(yè)主基本信息、房產信息、聯(lián)系方式、繳費記錄、投訴與建議等。3.工程管理類：工程建設項目資料、房屋建筑圖紙、設備設施檔案、維修保養(yǎng)記錄、安全檢查報告等。4.財務管理類：財務報表、會計憑證、審計報告、收費臺賬、成本核算資料等。5.人力資源類：員工檔案、考勤記錄、培訓資料工作、績效考核文件等。6.行政辦公類：公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、對外發(fā)文與收文等。7.其他類：與物業(yè)管理相關的各類文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案內容真實反映工作實際情況。3.對重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。4.檔案收集過程中，應注意對檔案的分類和標識，便于后續(xù)整理工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質，將檔案分為物業(yè)管理類、業(yè)主資料類、工程管理類、財務管理類、人力資源類、行政辦公類等大類，再根據具體內容進行細分。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。5.上架：將整理好的檔案按照分類和編號順序上架存放，便于管理和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：根據檔案的重要程度和利用價值，將檔案分為3年、5年、10年、15年、20年等不同期限進行保管。3.保管期限的劃分應嚴格按照國家有關檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，并結合公司實際情況進行確定。（二）保管條件1.檔案室應具備良好的環(huán)境條件，保持溫度適宜（14℃24℃）、濕度適中（45%60%），并做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作。2.檔案應存放在專用的檔案柜架上，柜架應堅固、耐用，并保持清潔衛(wèi)生。3.對磁性載體檔案，應采取防磁、防潮、防塵、防熱、防機械損傷等保護措施，定期進行檢查和復制，防止數(shù)據丟失。（三）檔案保管期限的鑒定與調整1.定期對檔案進行保管期限的鑒定，由檔案室會同相關部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估，確定其保管期限是否合理。2.根據鑒定結果，對保管期限已到期的檔案進行整理和處置，對仍有保存價值的檔案，重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。3.隨著公司業(yè)務的發(fā)展和檔案管理工作的需要，適時對檔案保管期限的劃分標準進行調整和完善，確保檔案保管期限的科學性和合理性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法事由查閱與永升物業(yè)相關的檔案。3.根據法律法規(guī)規(guī)定，應向有關部門或單位提供的檔案資料。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因工作需要，檔案利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出檔案室使用，但應在規(guī)定期限內歸還。3.復制：根據檔案利用者的需求，檔案室可為其提供檔案的復制服務，但應按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，應提前向檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時間等，并加蓋單位公章。檔案室審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。4.檔案利用者查閱或借閱檔案時，應遵守檔案室的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。檔案室應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與檔案利用者溝通解決。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱和數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果等，為檔案管理工作的改進提供依據。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.對涉及公司機密和業(yè)主隱私的檔案，應嚴格限制查閱范圍，未經批準，不得擅自對外提供或泄露。3.在檔案整理、保管和利用過程中，采取必要的保密技術措施，如加密存儲、限制訪問權限等。4.對檔案管理人員進行定期審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識，能夠勝任保密工作。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案室的安全防范工作，確保檔案的安全與完整。2.配備必要的安全設施和設備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的進出情況進行詳細記錄，防止檔案丟失或被盜。4.加強對檔案室的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保檔案室環(huán)境安全。5.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護檔案的安全。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立永升物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，加強對檔案的動態(tài)管理，及時掌握檔案的形成、收集、整理、保管和利用情況，為公司決策提供準確的檔案信息支持。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據安全管理：采取數(shù)據備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據安全和穩(wěn)定運行。4.信息化培訓：組織檔案管理人員和相關業(yè)務人員參加信息化培訓，提高其信息化操作技能和應用水平。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：確定數(shù)字化范圍、掃描標準、圖像處理要求等，對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等操作，形成電子檔案數(shù)據，并上傳至檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案信息錄入流程：檔案管理人員按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，將檔案的基本信息、目錄信息等錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據庫。