PAGE法院檔案室上墻工作制度一、總則（一）目的為加強法院檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本院實際情況，制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本院檔案室的檔案管理工作，包括各類案件檔案、行政文書檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映本院各項工作的真實情況，確保檔案的完整性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為本院各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案收集（一）收集范圍1.案件檔案：各類刑事、民事、行政案件的卷宗材料，包括立案、審理、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的文件資料。2.行政文書檔案：本院制發(fā)的各類文件、通知、報告、請示等行政公文。3.人事檔案：本院工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲等材料。4.其他檔案：與本院工作相關的其他具有保存價值的資料，如財務檔案、基建檔案、設備檔案等。（二）收集要求1.各部門職責：本院各部門負責本部門檔案的收集整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。檔案形成部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時、準確。2.歸檔時間：案件檔案應在案件辦結后[X]個工作日內(nèi)歸檔；行政文書檔案應在文件辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)歸檔；人事檔案應根據(jù)人事變動情況及時歸檔。其他檔案按照相關規(guī)定的時間要求歸檔。3.質(zhì)量要求：收集的檔案應齊全完整、字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。對于不符合要求的檔案，檔案形成部門應及時補充完善或重新整理。（三）收集程序1.整理分類：檔案形成部門在收集檔案時，應按照檔案類別進行初步整理分類，便于后續(xù)的移交和歸檔工作。2.編制目錄：對整理好的檔案編制詳細的目錄，注明檔案名稱、日期、編號、責任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。3.移交登記：檔案形成部門將整理好的檔案及目錄一并移交檔案室，雙方辦理移交登記手續(xù)，明確檔案數(shù)量、交接時間等信息。三、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。案件檔案按照刑事、民事、行政等案件類型分類；行政文書檔案按照年度、機構、問題等分類；人事檔案按照干部人事管理的相關規(guī)定分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應科學合理、便于記憶和查詢。編號應包含檔案類別代碼、年度代碼、順序號等信息。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、責任者、頁數(shù)等信息，便于查找和利用。（三）整理要求1.整理人員：檔案室應配備專業(yè)的檔案整理人員，負責檔案的整理工作。整理人員應熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的檔案整理技能和知識。2.質(zhì)量控制：檔案整理過程中，應嚴格按照整理方法和要求進行操作，確保整理質(zhì)量。整理完成后，應進行自查和互查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.整理記錄：對檔案整理過程中的重要環(huán)節(jié)和操作進行記錄，包括整理時間、整理人員、檔案數(shù)量、整理情況等信息，形成整理記錄文檔，以備查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室建設：本院應設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。檔案室應根據(jù)檔案類別和數(shù)量合理劃分庫房、閱覽室、辦公室等功能區(qū)域。2.庫房要求：庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.上架原則：檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同一類檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。2.上架方式：檔案應采用密集架或檔案柜等方式上架存放，檔案架（柜）應牢固、整齊、美觀。檔案應直立存放，避免平放或倒置。（三）保管期限1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是具有重要歷史價值和法律意義的檔案；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。2.鑒定銷毀：定期對檔案進行鑒定，對于已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀前應編制銷毀清冊，經(jīng)分管領導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。（四）安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.人員出入管理：嚴格控制檔案室人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案室。檔案管理人員進入檔案室應進行登記，注明進入時間、事由等信息。3.設備維護：定期對檔案室的安全防護設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。對消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備等應定期進行檢測和更換，保證其性能良好。4.應急處置：制定檔案安全應急預案，明確檔案安全事故發(fā)生時的應急處置措施和責任分工。定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應急處置能力。五、檔案利用（一）利用范圍1.本院內(nèi)部利用：本院各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外部利用：因司法機關辦案、行政機關執(zhí)法、公民查詢等需要查閱本院檔案的，應按照法律法規(guī)和本院相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室閱覽室查閱檔案，查閱時應遵守閱覽室的管理制度，保持安靜，愛護檔案資料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用登記：對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，確保檔案利用記錄完整準確。2.保密要求：利用檔案時應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應按照相關規(guī)定進行管理和利用。3.歸還驗收：借閱檔案到期后，利用者應及時歸還檔案室。檔案室管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究利用者的責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立檔案管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術，建立本院檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、信息化檢索、在線利用等功能。2.數(shù)字化轉換：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理和利用。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應進行圖像處理，去除黑邊、歪斜、模糊等問題，然后進行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)掛接：將電子檔案與對應的紙質(zhì)檔案進行掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關聯(lián)性。掛接后的電子檔案應按照檔案分類編號進行存儲，便于查詢和利用。3.備份存儲：對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）信息化管理要求1.系統(tǒng)維護：安排專人負責檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查、升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.安全防護：加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施，設置用戶權限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行加密存儲，定期進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.數(shù)據(jù)更新：隨著檔案業(yè)務的開展，及時對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行更新和補充，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新，保證檔案信息的時效性和準確性。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：定期對各類檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計，包括檔案總數(shù)、新增檔案數(shù)、銷毀檔案數(shù)等。2.利用情況統(tǒng)計：對檔案的查閱、借閱等利用情況進行統(tǒng)計，包括利用者數(shù)量、利用檔案數(shù)量、利用時間等。3.其他統(tǒng)計：根據(jù)檔案管理工作需要，對檔案整理、保管、信息化建設等方面的工作情況進行統(tǒng)計，如整理檔案數(shù)量、數(shù)字化檔案數(shù)量、庫房溫濕度數(shù)據(jù)等。（二）統(tǒng)計方法1.手工統(tǒng)計：對于一些臨時性的統(tǒng)計工作或簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，可采用手工統(tǒng)計的方法進行。手工統(tǒng)計應認真仔細，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.系統(tǒng)統(tǒng)計：利用檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，對檔案管理相關數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析。系統(tǒng)統(tǒng)計應及時準確，能夠反映檔案管理工作的實際情況。（三）統(tǒng)計報表1.報表編制：根據(jù)統(tǒng)計內(nèi)容和要求，定期編制檔案統(tǒng)計報表，報表應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。統(tǒng)計報表應包