PAGE處置單位檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強處置單位檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于處置單位各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對處置單位各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映處置單位的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集、整理和保存處置單位在各個階段形成的各類檔案。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施本單位檔案管理制度。2.負責集中統(tǒng)一管理處置單位各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、人事檔案等。3.對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。5.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準確性。7.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為處置單位的各項工作提供檔案支持和服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案室的要求及時移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準確和安全，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識和技能。2.認真履行崗位職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.協(xié)助各部門做好檔案工作的指導和監(jiān)督，提出改進意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.處置單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等。4.本單位的工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、紀要等。5.本單位的人事檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等專門檔案。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責任人，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的集中整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，進行分類裝訂，編制會計檔案保管清冊。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點作為庫房，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，布局合理，便于操作。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.上架的檔案應(yīng)裝盒或裝袋，并在盒（袋）上標明檔案的類別號、年度、保管期限、案卷號等信息。3.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）庫房管理1.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對庫房進行檢查和維護，檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等，確保庫房安全。（四）檔案數(shù)字化1.按照國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。3.加強對數(shù)字化檔案的管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞處置單位的中心工作，為各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便利用者獲取檔案信息。4.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或數(shù)字化副本，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.復制：利用者可根據(jù)需要復制檔案材料，但應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。4.出具證明：檔案室可根據(jù)利用者的申請，出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案室印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、檔案名稱、復制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應(yīng)按照規(guī)定的收費標準收取費用。4.出具證明：利用者應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明事項、檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理證明手續(xù)。檔案室應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具證明材料，并加蓋檔案室印章。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制、出具證明等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、查閱范圍、借閱期限、復制內(nèi)容、證明事項等。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準確、完整，并妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.實事求是原則：根據(jù)檔案的實際情況，客觀公正地鑒定檔案的保存價值，避免主觀隨意性。3.定期鑒定原則：定期對檔案進行鑒定，確保檔案的時效性和準確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析判斷法：根據(jù)檔案的形成規(guī)律、歷史背景、現(xiàn)實利用需求等因素，分析判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)處置單位負責人批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，記錄應(yīng)妥善保管。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.檔案統(tǒng)計應(yīng)定期進行，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，并向上級