PAGE鐵路建設(shè)前期檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鐵路建設(shè)前期檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為鐵路建設(shè)項目的順利實施提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合鐵路建設(shè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路建設(shè)項目前期工作中形成的各類檔案，包括項目立項、可行性研究、環(huán)境影響評價、工程勘察、設(shè)計文件等各個階段產(chǎn)生的文件材料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映鐵路建設(shè)前期工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和整理鐵路建設(shè)前期各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的齊全完整。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、組卷和編目，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.建設(shè)單位負責制定鐵路建設(shè)前期檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。對檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確各部門在檔案管理中的職責分工。配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，保障檔案管理工作的正常開展。負責對參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。2.參建單位按照本制度要求，建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案管理機構(gòu)和人員職責。負責收集、整理、歸檔本單位在鐵路建設(shè)前期工作中形成的各類檔案，并向建設(shè)單位移交。配合建設(shè)單位做好檔案管理的各項工作，接受建設(shè)單位的監(jiān)督、檢查和指導。二、檔案的形成與收集（一）形成要求1.鐵路建設(shè)前期各項工作中形成的文件材料，必須符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范要求，內(nèi)容真實、完整、準確。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰、圖表準確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)符合國家相關(guān)標準，具備可讀性、完整性和安全性，并進行有效的備份和存儲。（二）收集范圍1.項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告及批復、項目申請報告及核準文件等。2.環(huán)境影響評價文件：環(huán)境影響報告書（表）及批復、環(huán)境監(jiān)測報告等。3.工程勘察文件：工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告、工程測量成果等。4.設(shè)計文件：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。5.招投標文件：招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。6.合同文件：建設(shè)工程合同、勘察設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等。7.會議文件：項目前期工作協(xié)調(diào)會、專家評審會、專題研討會等會議形成的文件材料。8.來往信函：與上級主管部門、相關(guān)單位及部門之間的請示、報告、函件等。9.其他文件：與鐵路建設(shè)前期工作有關(guān)的各類協(xié)議、紀要、統(tǒng)計報表等。（三）收集流程1.各部門在工作完成后，應(yīng)及時將形成的文件材料收集整理，并移交本單位檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的文件材料進行核對、清點，檢查其完整性和準確性，符合要求的予以簽收。3.對于不符合要求的文件材料，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行補充或修正。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等進行分類整理，便于保管和利用。（二）分類方法1.按項目階段分類：分為立項階段、可行性研究階段、環(huán)境影響評價階段、工程勘察階段、設(shè)計階段、招投標階段、合同簽訂階段等。2.按文件性質(zhì)分類：分為行政文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件等。3.按載體形式分類：分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）組卷要求1.同一項目階段、同一性質(zhì)、同一載體的文件材料應(yīng)集中組卷。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的先后順序排列，編號清晰，目錄準確。3.卷內(nèi)文件應(yīng)保持整齊、美觀，厚度適中，一般不超過20mm。（四）歸檔程序1.檔案管理部門對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具。2.將編目后的檔案移交檔案庫房進行保管，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、保管、利用等情況。3.對重要檔案應(yīng)進行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份或異地存儲等。四、檔案的保管與保護（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。（三）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時進行修復或復制。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對聲像檔案應(yīng)進行整理和編目，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并妥善保管。4.嚴格限制檔案的查閱和使用范圍，防止檔案丟失、被盜或泄密。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.鐵路建設(shè)單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15個工作日。3.復制：對不宜查閱或借閱的檔案，可根據(jù)利用者的需求提供復制件。（三）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案管理部門對利用申請表進行審核，報分管領(lǐng)導審批。3.查閱或借閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照利用者的需求提供檔案，并做好登記和記錄。4.歸還：利用者使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案利用的時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。2.檔案利用登記臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，保存期限與檔案相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合鐵路建設(shè)項目的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織1.建設(shè)單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定小組負責對鐵路建設(shè)前期檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定標準1.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對仍在有效期內(nèi)且具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行管理，不得擅自銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報建設(shè)單位分管領(lǐng)導批準。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)建設(shè)單位分管領(lǐng)導簽字確認后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。6.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，保存期限與檔案相同。七、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉鐵路建設(shè)業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強的責任心和敬業(yè)精神，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）崗位職責1.檔案收集與整理負責鐵路建設(shè)前期檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。指導各部門做好文件材料的形成和收集工作，對不符合要求的文件材料提出整改意見。2.檔案保管與保護負責檔案庫房的日常管理，保持庫房環(huán)境整潔，設(shè)施設(shè)備正常運行。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。做好檔案的保護工作，對破損、褪色等檔案進行修復或復制。3.檔案利用與借閱負責接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱和復制手續(xù)。按照利用者的需求提供檔案，并做好登記和記錄。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。4.檔案鑒定與銷毀參與檔案鑒定小組的工作，對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。負責編制檔案銷毀清冊，組織實施檔案銷毀