PAGE社保局會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社保局會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合社保局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保局在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。社保局成立會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全局會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；各科室、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管等具體工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社保局的財(cái)務(wù)管理和決策提供有力支持。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括各類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，提供總括核算資料。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、往來賬款備查簿等，對(duì)某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映社保局月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：除月度報(bào)告內(nèi)容外，還包括年度財(cái)務(wù)情況說明書等，全面反映社保局年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的反映社保局銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交、保管和銷毀過程的文件。4.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份：包括電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)的備份，確保數(shù)據(jù)安全。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會(huì)計(jì)檔案的種類和形成時(shí)間進(jìn)行分類。先分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四大類，再在每大類下按照形成時(shí)間順序細(xì)分。2.會(huì)計(jì)憑證按照月份和憑證編號(hào)順序排列；會(huì)計(jì)賬簿按照賬簿種類和年度順序排列；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照月度、年度順序排列；其他會(huì)計(jì)資料按照資料種類和時(shí)間順序排列。（二）編號(hào)方法1.為每冊(cè)會(huì)計(jì)檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年的第一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“2023KJ01001”，其中“KJ01”為會(huì)計(jì)憑證類別代碼。2.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，會(huì)計(jì)憑證為“KJ01”，會(huì)計(jì)賬簿為“KJ02”，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告為“KJ03”，其他會(huì)計(jì)資料為“KJ04”。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，裝訂前要檢查憑證的完整性，剔除金屬物，對(duì)大小不一的原始憑證要折疊整齊。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，裝訂厚度一般以1.52厘米為宜。3.裝訂后的憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、冊(cè)數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽字或蓋章。4.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后及時(shí)整理裝訂，對(duì)于活頁式賬簿要去除空白頁，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息。5.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、年度分別裝訂，裝訂時(shí)要確保報(bào)告內(nèi)容完整、順序正確，在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度保管期限為10年，年度保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)保管期限為永久；會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)定期進(jìn)行備份，與紙質(zhì)檔案同步保管。（二）保管地點(diǎn)1.社保局應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。（三）保管要求1.建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫房，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)社保局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部查閱：社保局內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱社保局會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)社保局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱程序1.社保局內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出社保局。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由社保局檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)社保局負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級(jí)主管部門和同級(jí)財(cái)政部門備案。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由社保局檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告社保局負(fù)責(zé)人。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.社保局成立會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)由社保局紀(jì)檢監(jiān)察部門、檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂是否符合要求，檔案編號(hào)是否規(guī)范。2.會(huì)計(jì)檔案的保管期限是否正確，保管地點(diǎn)是否安全，保管措施是否落實(shí)。3.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，登記是否完整，歸還檔案是否及時(shí)、完整。4.會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀清冊(cè)是否完整，監(jiān)銷工作是否到位。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求