PAGE檔案制度規(guī)定與實施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案制度規(guī)定與實施細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并配合檔案管理部門做好檔案的移交和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制目錄清單。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞。4.及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算文件，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場營銷文件，合同協(xié)議，項目策劃、實施、驗收文件，客戶資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項、研究、成果文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)文件。5.基本建設(shè)類：包括工程建設(shè)項目立項、設(shè)計、施工、竣工驗收文件，工程圖紙等。6.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)文件，工會工作文件，共青團(tuán)工作文件等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表財務(wù)審計類等。2.二級代碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的二級分類，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“A02”表示股東會會議文件等。3.三級代碼：用三位數(shù)字表示該二級分類下的具體檔案順序號，如“A01001”表示公司設(shè)立時的第一份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（二）整理方法1.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)按照形成時間順序排列。2.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號，并在首頁上端空白處加蓋歸檔章，歸檔章應(yīng)注明全宗號、年度、保管期限、件號等項目。3.對歸檔文件進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。4.按照編目順序?qū)w檔文件裝訂成冊，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，裝具應(yīng)堅固耐用，便于分類存放和查找。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對重點檔案應(yīng)增加檢查頻次。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。六）檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定期限歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。（二）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)登記檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀檔案進(jìn)行清點、核對，確保銷毀檔案與《檔案銷毀清冊》一致，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的電子文件，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲。電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，確保其可讀性和可利用性。2.電子文件的整理應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的整理方法，按照分類方案進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的電子目錄，注明文件的題名、日期、責(zé)任者等信息。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)電子檔案損壞或丟失，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行恢復(fù)或補(bǔ)充。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的查閱、借閱應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的利用規(guī)定執(zhí)行，利用者應(yīng)通過檔案管理部門提供的電子檔案查閱系統(tǒng)進(jìn)行