PAGE檔案文件管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案文件的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：確保檔案文件的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案文件，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案文件的整理、存儲(chǔ)應(yīng)便于查詢和利用。二、檔案文件管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案文件的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門(mén)及員工移交的檔案文件。2.檔案整理：對(duì)收集的檔案文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案存儲(chǔ)：將整理好的檔案文件妥善存儲(chǔ)，確保檔案的安全。4.檔案查詢：為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查詢服務(wù)。5.檔案借閱管理：辦理檔案借閱手續(xù)，監(jiān)督檔案借閱情況。6.檔案保密管理：采取有效措施，確保檔案文件的保密性。7.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。8.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三、檔案文件分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司/組織的章程、制度、決議、通知、報(bào)告等。2.人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工的入職、離職、晉升、考核、培訓(xùn)等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別檔案，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案等。5.工程檔案類(lèi)：工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。6.合同檔案類(lèi)：各類(lèi)合同的簽訂與執(zhí)行文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次編碼法：由檔案類(lèi)別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。2.檔案類(lèi)別代碼：按照上述檔案分類(lèi)，分別用不同的字母或數(shù)字表示。3.年度代碼：采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，依次編排流水號(hào)。例如，行政文件類(lèi)2023年的第10份文件編號(hào)為：XZ2023010。四、檔案文件收集與移交（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.員工個(gè)人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等文件。4.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)及公司/組織上報(bào)的各類(lèi)文件。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽署齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）移交程序1.各部門(mén)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案文件整理后移交至檔案管理部門(mén)。2.移交時(shí)，填寫(xiě)《檔案文件移交清單》，詳細(xì)注明檔案文件的名稱、數(shù)量、類(lèi)別、年度等信息。3.檔案管理部門(mén)接收移交的檔案文件后，雙方在《檔案文件移交清單》上簽字確認(rèn)。五、檔案文件整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案類(lèi)別，將檔案文件進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂：對(duì)紙張破損、折疊的文件進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保文件整齊、牢固。3.編目：編制檔案文件目錄，包括文件編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝盒：將整理好的檔案文件裝入檔案盒，并在盒脊上注明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。六、檔案文件存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)施1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜、光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備等。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：按照檔案類(lèi)別和年度順序，將檔案盒排列上架存儲(chǔ)。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄索引，便于查詢。3.特殊載體檔案存儲(chǔ)：如照片、錄音、錄像等檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采用相應(yīng)的存儲(chǔ)方式，并進(jìn)行妥善保管。七、檔案文件查詢與借閱管理（一）查詢程序1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案文件時(shí)，填寫(xiě)《檔案文件查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、檔案類(lèi)別、年度等信息。2.《檔案文件查詢申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案文件供查詢?nèi)藛T查閱。（二）借閱程序1.借閱檔案文件時(shí)，填寫(xiě)《檔案文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。2.《檔案文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案文件借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取檔案文件，并在《檔案文件借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或帶出公司/組織指定場(chǎng)所。（三）歸還程序1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案文件的數(shù)量、完整性等情況，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案文件借閱登記簿》上簽字注銷(xiāo)。八、檔案文件保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案文件，實(shí)行專人專柜保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案文件內(nèi)容。3.查閱、借閱機(jī)密檔案文件時(shí)，應(yīng)在專門(mén)的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。4.對(duì)檔案文件的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案文件保密制度，對(duì)因工作需要接觸到的機(jī)密檔案文件負(fù)有保密責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)檔案文件有泄露跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。九、檔案文件鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案文件的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案文件的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案文件的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案文件的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案文件，編制《檔案文件銷(xiāo)毀清單》。2.《檔案文件銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案文件銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。十、檔案文件統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案文件統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)