PAGE檔案收集與歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.及時(shí)歸檔原則各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理歸檔，不得積壓或拖延。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。應(yīng)建立健全檔案檢索工具，采用先進(jìn)的管理手段和技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。公司會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。公司行政事務(wù)管理文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案市場調(diào)研報(bào)告、市場分析資料、客戶信息等文件。銷售合同、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等文件。采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單等文件。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。研發(fā)項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利申請等文件。財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。3.工程建設(shè)類檔案工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。工程施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知等文件。工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等文件。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等文件。4.其他類檔案公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件。公司對外宣傳資料、廣告策劃方案等文件。公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、租賃合同等文件。公司員工培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等文件。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，并確保收集工作的順利進(jìn)行。2.確保文件齊全收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。對于重要文件，應(yīng)收集多個(gè)版本，以備查閱和對比。3.保證文件質(zhì)量收集的文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.做好文件登記在收集檔案時(shí)，應(yīng)做好文件登記工作，記錄文件的名稱、編號、日期、來源、份數(shù)等信息。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并妥善保存。（三）收集時(shí)間1.定期收集各部門應(yīng)在每月末或每季度末，將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的檔案整理后移交至公司綜合管理部。2.即時(shí)收集對于重要文件或緊急文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并移交至公司綜合管理部。（四）收集方式1.主動(dòng)收集檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與各部門溝通聯(lián)系，了解檔案形成情況，及時(shí)收集檔案。2.部門移交各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的檔案整理后移交至公司綜合管理部。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等規(guī)律，對檔案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于保管和查閱利用，提高檔案管理的效率和水平。3.符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案整理應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度進(jìn)行分類，即把同一年度形成的檔案歸為一類。2.機(jī)構(gòu)分類法將檔案按公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，即把同一機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問題分類法將檔案按問題進(jìn)行分類，即把反映同一問題的檔案歸為一類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗將公司形成的檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行管理，區(qū)分不同全宗的檔案。2.分類編號按照分類方法，對檔案進(jìn)行分類編號。編號應(yīng)科學(xué)合理，便于記憶和查找。3.裝訂編目對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，并上架存放。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、名稱、保管期限等信息。四、檔案歸檔（一）歸檔范圍本制度規(guī)定的檔案收集范圍內(nèi)的所有檔案均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.齊全完整歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案收集要求。2.分類準(zhǔn)確歸檔的檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，分類準(zhǔn)確無誤。3.編號規(guī)范歸檔的檔案應(yīng)按照規(guī)定的編號方法進(jìn)行編號，編號規(guī)范統(tǒng)一。4.編目清晰歸檔的檔案應(yīng)編制清晰的檔案目錄，便于查閱和利用。（三）歸檔時(shí)間1.定期歸檔各部門應(yīng)在每月末或每季度末，將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的檔案整理后移交至公司綜合管理部進(jìn)行歸檔。2.即時(shí)歸檔對于重要文件或緊急文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)整理歸檔。（四）歸檔程序1.移交審核各部門將整理好的檔案移交至公司綜合管理部時(shí)，公司綜合管理部應(yīng)進(jìn)行審核，檢查檔案的齊全完整情況、分類編號情況、編目清晰情況等。2.簽字確認(rèn)審核無誤后，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.入庫上架公司綜合管理部將審核通過的檔案進(jìn)行入庫上架，妥善保管。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)配備足夠數(shù)量的檔案架，用于存放檔案盒。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持檔案庫房內(nèi)的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備應(yīng)配備防火防盜設(shè)備，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備應(yīng)配備防蟲防鼠設(shè)備，如防蟲劑、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（四）保管措施1.建立檔案管理制度公司應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案保管責(zé)任，規(guī)范檔案保管行為。2.定期檢查檔案公司綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管情況、完整情況、利用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作公司綜合管理部應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理工作提供依據(jù)。4.加強(qiáng)檔案安全保密工作公司應(yīng)加強(qiáng)檔案安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱和利用范圍，防止檔案信息泄露。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.填寫申請表公司員工查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、日期、用途等信息。2.審批簽字檔案查閱申請表或檔案借閱申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可到公司綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。3.遵守規(guī)定查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部同意，并注明復(fù)印用途。4.按時(shí)歸還借閱檔案的員工應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得逾期不還。如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用方式1.查閱公司員工可以在公司綜合管理部檔案查閱室查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。2.借閱公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，到公司綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）利用登記公司綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、用途、歸還日期等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，確定檔案的保管期限。2.準(zhǔn)確判定原則準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，避免誤判或漏判。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。3.嚴(yán)格審批原則檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，確定檔案的保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制檔案銷毀清單。檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.審批簽字檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行銷毀。3.組織銷毀公司綜合管理部應(yīng)組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷簽字檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實(shí)