PAGE學(xué)校財(cái)務(wù)檔案室制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案室的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校財(cái)務(wù)檔案室的檔案管理工作，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料、經(jīng)濟(jì)合同以及其他與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與財(cái)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保財(cái)務(wù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校財(cái)務(wù)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到整理規(guī)范、分類科學(xué)、編號(hào)有序。（四）職責(zé)分工1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交等工作。按照檔案管理要求，定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。配合學(xué)校檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門的檔案管理工作，制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。提供檔案管理所需的設(shè)施設(shè)備和場(chǎng)地，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理水平。3.學(xué)校其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)工作，提供必要的文件資料。按照規(guī)定程序查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案，遵守檔案管理規(guī)定。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注，財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)預(yù)決算資料：預(yù)算編制說(shuō)明、預(yù)算報(bào)表、決算報(bào)告等。5.經(jīng)濟(jì)合同：各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同，如采購(gòu)合同、租賃合同、借款合同等。6.其他財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各項(xiàng)財(cái)務(wù)文件資料，確保資料的及時(shí)、完整。2.對(duì)于原始憑證，應(yīng)保持其真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、挖補(bǔ)。3.經(jīng)濟(jì)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門存檔。4.財(cái)務(wù)報(bào)告編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，一式多份，分別報(bào)送相關(guān)部門和存檔。（三）整理方法1.分類按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料、經(jīng)濟(jì)合同、其他財(cái)務(wù)文件等類別進(jìn)行分類。每類再根據(jù)時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號(hào)方式可采用年份+類別代碼+流水號(hào)，如2023KJ001表示2023年的會(huì)計(jì)憑證第1號(hào)。3.裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每本厚度適中，一般不超過(guò)2厘米。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明憑證種類、起止日期、憑證張數(shù)、金額等信息，并由裝訂人員在封面上簽字或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)保持賬面整潔，不得隨意涂改，如有補(bǔ)充登記或更正，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行處理，并在相應(yīng)位置注明原因和日期。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。三、檔案保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.財(cái)務(wù)預(yù)決算資料：保管期限為10年。5.經(jīng)濟(jì)合同：根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為10年至永久保管。6.其他財(cái)務(wù)文件：按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為5年至30年。（二）保管設(shè)施1.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，如安裝消防設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防盜門、防盜窗、防鼠板等。2.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠滿足檔案存放的要求，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，用于檔案管理工作。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，整齊有序，不得隨意堆放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度一般保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。四、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案室，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.建立《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》和《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱和借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和核對(duì)。五、檔案移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，編制檔案移交清冊(cè)，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、移交時(shí)間等信息，并注明檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在檔案移交清冊(cè)上簽字蓋章，并將其中一份返還財(cái)務(wù)部門存檔。（二）銷毀規(guī)定1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。2.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)