PAGE城建辦檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城建辦在城市建設(shè)、規(guī)劃、管理等各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、圖紙、圖表、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城建辦檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城建辦各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城建辦檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理城建辦各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.開展檔案的查閱、利用工作，為城建辦各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、查閱、利用等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城建辦在城市建設(shè)、規(guī)劃、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.城市建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙等。3.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的相關(guān)資料，如道路、橋梁、排水、供電、供水等工程的資料。4.城市規(guī)劃的相關(guān)文件、規(guī)劃圖、效果圖等。5.城市管理工作中的各類文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。6.與城建辦工作相關(guān)的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造、損毀。3.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止檔案的丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照城建辦的工作職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為綜合管理類、城市建設(shè)類、城市規(guī)劃類、城市管理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并打印成冊(cè)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.城建辦檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：城建辦的重要文件、法規(guī)性文件、城市建設(shè)規(guī)劃的核心文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：城市建設(shè)項(xiàng)目的重要資料、城市管理工作中的重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性的文件、資料等，保管期限為1年至10年。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。4.對(duì)磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁、防潮、防塵等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面的清查，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.城建辦內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)城建辦分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)城建辦主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容。2.所在部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。5.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為城建辦各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)，根據(jù)利用需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等。2.對(duì)重要的檔案資料，檔案管理部門可根據(jù)需要，組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究和分析，為城建辦決策提供參考依據(jù)。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，從城建辦的工作職能、歷史發(fā)展等方面綜合考慮檔案的價(jià)值。2.堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)，尊重歷史事實(shí)，準(zhǔn)確判定檔案的形成時(shí)間和背景。3.堅(jiān)持發(fā)展的觀點(diǎn)，根據(jù)城建辦工作的發(fā)展變化，及時(shí)調(diào)整檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，考慮檔案的整體情況和與其他檔案的聯(lián)系，確定其價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)城建辦分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。5.對(duì)銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行登記備案，永久保存銷毀記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立城建辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理的效率和水平，為城建辦各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案的安全保密管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全。4.安全保密管理：采取安全防護(hù)措施，防止檔案信息的泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系