PAGE教育局會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育局會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理、保管、利用等行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在教育事業(yè)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)及所屬各學(xué)校、事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案是指教育局在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，是根據(jù)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿，包括固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、原值、折舊等信息。5.輔助賬簿，是對某些在總賬和明細(xì)賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如備查賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，是對單位一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告，包括對財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的分析，對重大事項(xiàng)的說明等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法所形成的表格。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案從形成部門向檔案管理部門移交的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀的詳細(xì)情況，包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證的編號順序排列，連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿的順序整理。賬簿應(yīng)在年度終了后，按賬簿啟用日期先后順序整理立卷，每本賬簿單獨(dú)裝訂成冊，并加具封面。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員姓名等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月度、季度、年度順序整理，分別裝訂成冊，并加具封面。封面應(yīng)注明單位名稱、報(bào)告所屬年度、月份、季度、報(bào)告種類、起訖日期、報(bào)告份數(shù)等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按類別、年度順序整理，分別裝訂成冊，并加具封面。封面應(yīng)注明資料名稱、年度、資料份數(shù)等內(nèi)容。（二）編號與標(biāo)識1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.對于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)在封面右上角編號，編號格式為“年度+月份+順序號”。例如，2023年1月份的第10本會(huì)計(jì)憑證編號為“20230110”。3.在會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料的封面上，應(yīng)注明檔案編號，編號格式可根據(jù)實(shí)際情況確定，但應(yīng)保持一致。4.對于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)建立電子索引目錄，通過文件名及相關(guān)標(biāo)識信息進(jìn)行分類和編號，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案編號對應(yīng)，便于查找和核對。（三）裝盒與上架1.整理好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合檔案保管要求，具有一定的強(qiáng)度和密封性。2.在檔案盒正面應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限、起止日期、卷號等信息，便于識別和查找。3.檔案盒應(yīng)按照類別、年度順序上架存放，排列整齊，便于調(diào)閱和管理。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.教育局應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防磁等安全防護(hù)措施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。（三）保管人員職責(zé)1.檔案保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全與完整。2.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作。4.按照規(guī)定的期限和程序?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和銷毀工作。（四）電子會(huì)計(jì)檔案保管1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，對電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用、備份等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。3.定期對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的可讀性和可用性。4.采用符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)核算軟件和電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、安全可靠。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.教育局內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)教育局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及國家機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，不得對外提供查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)在檔案保管人員的陪同下查閱會(huì)計(jì)檔案。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案保管專用章。（三）借閱權(quán)限1.教育局內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)教育局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時(shí)應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、年度、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。2.登記表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)向檔案保管人員交付借閱保證金（可根據(jù)實(shí)際情況確定金額），并在檔案保管人員的監(jiān)督下清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對檔案編號等信息。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管人員在核對無誤后，退還借閱保證金。（五）查閱與借閱登記1.檔案保管人員應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱或借閱日期、檔案名稱、查閱或借閱目的、歸還日期等信息。2.查閱、借閱登記簿應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為會(huì)計(jì)檔案管理的重要資料保存。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家機(jī)密、重要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)等特殊情況的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由教育局會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人簽署意見。3.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中注明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.教育局應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.檔案保