PAGE初中畢業(yè)生檔案保管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范初中畢業(yè)生檔案的保管工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理及后續(xù)發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)所有初中學(xué)校畢業(yè)生檔案的保管工作。（三）檔案定義初中畢業(yè)生檔案是指初中學(xué)生在初中階段學(xué)習(xí)過程中形成的，反映學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等方面的各類材料的集合。（四）保管原則1.集中統(tǒng)一原則：初中畢業(yè)生檔案由各初中學(xué)校集中保管，統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案材料的完整性，如實(shí)反映學(xué)生在校期間的真實(shí)情況，對(duì)檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，為學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生升學(xué)及其他相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案內(nèi)容及整理要求（一）檔案內(nèi)容1.學(xué)生基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、身份證號(hào)碼、學(xué)籍號(hào)等。2.學(xué)籍材料：如入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、轉(zhuǎn)學(xué)證明、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)證明等。3.成績(jī)記錄：各學(xué)期的學(xué)業(yè)成績(jī)報(bào)告單、考試成績(jī)冊(cè)等。4.獎(jiǎng)懲情況：獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、榮譽(yù)稱號(hào)，以及受到的紀(jì)律處分記錄等。5.綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料：包括思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面的評(píng)價(jià)結(jié)果及相關(guān)證明材料。6.其他材料：如學(xué)生的體檢表、體育達(dá)標(biāo)證明、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、特長(zhǎng)證明等。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，同一類別的材料集中存放。2.順序規(guī)范：各類材料按照時(shí)間順序或重要程度依次排列，確保檔案材料的邏輯性和連貫性。3.材料齊全：對(duì)檔案中應(yīng)包含的各類材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保無遺漏。4.裝訂整齊：將每份材料用A4紙規(guī)格進(jìn)行復(fù)印（如有必要），并按照順序裝訂成冊(cè)，左側(cè)裝訂，裝訂牢固，不掉頁。5.編目準(zhǔn)確：編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括類別、序號(hào)、材料名稱、日期、頁碼等，確保目錄與檔案內(nèi)容相符，便于查找和利用。三、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）保管機(jī)構(gòu)初中畢業(yè)生檔案由各初中學(xué)校設(shè)立專門的檔案室負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)具備必要的保管條件，確保檔案的安全存放。（二）職責(zé)1.學(xué)校檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案保管制度，明確檔案管理流程和要求。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。按照規(guī)定的期限保管檔案，期滿后按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。積極配合上級(jí)教育主管部門及其他相關(guān)部門對(duì)檔案的檢查、調(diào)閱等工作。2.班主任職責(zé)負(fù)責(zé)組織本班學(xué)生檔案材料的收集和初步整理工作，確保材料的真實(shí)性和完整性。及時(shí)將整理好的檔案材料移交學(xué)校檔案室，并協(xié)助檔案室做好檔案的核對(duì)工作。向?qū)W生宣傳檔案保管的重要性，教育學(xué)生愛護(hù)自己的檔案。3.任課教師職責(zé)負(fù)責(zé)提供所教課程學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)等相關(guān)材料，并確保材料的準(zhǔn)確性。協(xié)助班主任做好學(xué)生檔案材料的收集工作，及時(shí)將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況等信息反饋給班主任。四、檔案保管條件及設(shè)施（一）保管條件檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為檔案保管場(chǎng)所。室內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)施1.檔案柜：配備足夠數(shù)量的檔案柜，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠滿足檔案存放的需要。檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.防火設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并撲救。3.防潮設(shè)備：配備除濕機(jī)等防潮設(shè)備，防止檔案因受潮而損壞。4.防蟲設(shè)備：放置防蟲藥品，如樟腦丸等，防止檔案被蟲蛀。5.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，確保檔案室的安全。6.溫濕度計(jì)：在檔案室安裝溫濕度計(jì)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)室內(nèi)溫濕度情況，以便及時(shí)采取相應(yīng)措施。五、檔案保管期限及鑒定銷毀（一）保管期限初中畢業(yè)生檔案的保管期限為[X]年。自學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年起計(jì)算，保管期滿后按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）鑒定1.在保管期限屆滿前，學(xué)校檔案室應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，成員包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案室工作人員、班主任代表等。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐份審查，確定檔案的存毀。鑒定的主要依據(jù)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、時(shí)效性以及對(duì)學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生發(fā)展等方面的參考價(jià)值。3.對(duì)確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案類別、序號(hào)、檔案名稱、銷毀原因等，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（三）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等。3.銷毀清單和銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料永久保存。六、檔案查閱、借閱及歸還（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱本校學(xué)生檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。查閱過程中，檔案室工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.本校教職工因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案室工作人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量和內(nèi)容，核對(duì)無誤后，雙方在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立初中畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.學(xué)校應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案目錄信息、檔案材料的詳細(xì)內(nèi)容等。對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行全文掃描錄入，以便于查閱和利用。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)中出現(xiàn)的故障和問題，保證數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。2.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)系統(tǒng)的訪問。對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。2.制定信息安全管理制度，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的安全教育和培訓(xùn)，提高信息安全意識(shí)。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)檔案保管工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管制度的執(zhí)行情況、檔案整理情況、檔案保管條件、檔案查閱借閱情況等。2.上級(jí)教育主管部門應(yīng)不定期對(duì)學(xué)校初中畢業(yè)生檔案保管工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提