PAGE組織部業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強組織部業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織部業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映組織部業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率，滿足組織工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善組織部業(yè)務(wù)檔案管理制度。2.負責(zé)組織部業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。4.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，保證檔案存放環(huán)境符合要求。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料應(yīng)及時整理歸檔，不得私自留存或銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，保證檔案的安全和正常使用。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。6.協(xié)助做好檔案的鑒定銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行初步鑒定，提出銷毀意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍組織部業(yè)務(wù)檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.組織建設(shè)文件：黨組織設(shè)置、換屆選舉、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的文件材料。2.干部工作文件：干部選拔任用、考核評價、教育培訓(xùn)、監(jiān)督管理等方面的文件材料。3.人才工作文件：人才引進、培養(yǎng)、評價、激勵等方面的文件材料。4.組織工作會議文件：會議通知、議程、報告、決議、紀要等。組織工作調(diào)研材料：調(diào)研方案、調(diào)研報告、調(diào)研成果等。5.組織工作統(tǒng)計報表：各類組織工作統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表。6.其他與組織工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料及時、完整地收集起來。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件的不同價值，按照重要程度和保存期限進行分類整理。3.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理的工作效率。（四）整理方法1.分類：按照組織部業(yè)務(wù)工作的職能和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為組織建設(shè)、干部工作、人才工作等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案或一組相關(guān)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便快速檢索檔案信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或零散的文件材料進行整理裝訂，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘或膠水粘貼，以免損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。對于重大或緊急業(yè)務(wù)活動形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案時，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和整理情況，符合要求的予以簽收。2.對接收的檔案進行再次整理和核對，確保檔案的準確性和完整性。發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.將整理好的檔案按照分類編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案電子臺賬。（三）保管期限組織部業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映組織部主要職能活動和基本歷史面貌的，對組織工作具有長遠利用價值的檔案，如重要的組織建設(shè)文件、干部任免文件、重大人才工作決策文件等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對組織工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[X]年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等安全防護設(shè)施，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。對破損的檔案應(yīng)進行修復(fù)，對褪色的檔案應(yīng)進行復(fù)制。4.建立檔案保管統(tǒng)計制度，定期統(tǒng)計檔案的收進、移出、保管數(shù)量等情況，做到賬物相符。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍組織部內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及組織機密、干部人事等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱范圍和規(guī)定進行審核，符合條件的予以批準。3.查閱人憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱情況，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱人如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱范圍因特殊工作需要，經(jīng)組織部領(lǐng)導(dǎo)批準，組織部外部單位或個人可借閱組織部業(yè)務(wù)檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間、歸還時間等內(nèi)容，并提交所在單位或部門的介紹信及有效身份證件。2.將《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員進行嚴格審核，報組織部領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。4.檔案管理人員按照規(guī)定向借閱人提供檔案，并在借閱登記冊上詳細記錄借閱情況，包括借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等。5.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和相關(guān)檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定。對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行逐卷鑒定，填寫《檔案鑒定銷毀審批表》，詳細說明檔案名稱、編號、保管期限、鑒定意見、銷毀原因等內(nèi)容，并簽字蓋章。2.將《檔案鑒定銷毀審批表》提交組織部領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，嚴禁將檔案出售或贈送他人。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案鑒定銷毀審批表》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立組織部業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息錄入與維護將檔案的基本信息、目錄數(shù)據(jù)等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫。定期對檔案信息進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（四）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、