PAGE事業(yè)單位檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強事業(yè)單位檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位全體工作人員，以及涉及檔案管理、查閱、使用等相關(guān)活動的外部人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)，依法開展檔案管理保密工作。2.預防為主原則：強化檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施，從制度、人員、技術(shù)等方面入手，預防檔案信息安全事故的發(fā)生。3.全程管控原則：對檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實施保密管理，確保檔案信息始終處于安全狀態(tài)。4.責任追究原則：對違反檔案管理保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。二、檔案管理保密職責（一）單位負責人職責1.全面領(lǐng)導本單位檔案管理保密工作，將檔案管理保密工作納入單位整體工作規(guī)劃，確保檔案管理保密工作與單位各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.審定檔案管理保密制度、工作計劃和重要措施，對檔案管理保密工作中的重大問題作出決策。3.為檔案管理保密工作提供必要的人力、物力和財力支持，保障檔案管理保密工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)及本單位檔案管理保密制度，負責制定和完善檔案管理保密工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等日常管理工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.對檔案信息進行分類、分級管理，確定不同類別檔案的保密級別和訪問權(quán)限，嚴格控制檔案的查閱、借閱和使用范圍。4.加強對檔案管理場所和設(shè)施設(shè)備的安全管理，配備必要的保密防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設(shè)施，確保檔案實體安全。5.定期對檔案管理保密工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對存在的問題提出整改措施并組織實施。6.組織開展檔案管理保密宣傳教育和培訓工作，提高全體工作人員的保密意識和業(yè)務水平。7.負責與外部檔案利用單位或人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，確保檔案信息在利用過程中的安全保密。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理保密制度，認真履行崗位職責，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.負責檔案的日常管理工作，按照檔案管理規(guī)范和操作流程，做好檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.對檔案的查閱、借閱和使用情況進行詳細登記，嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案利用手續(xù)，及時跟蹤檔案的歸還情況，防止檔案丟失或逾期未還。4.協(xié)助檔案利用部門或人員做好檔案的查閱、復制等服務工作，在提供檔案利用服務過程中，嚴格監(jiān)督利用現(xiàn)場，防止無關(guān)人員接觸檔案信息。5.定期對所保管的檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理。6.參加檔案管理保密培訓和學習活動，不斷提高自身的保密意識和業(yè)務能力。（四）其他部門及人員職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.工作人員在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得私自留存或銷毀。3.全體工作人員應嚴格遵守檔案管理保密制度，不得擅自查閱、復制、傳播、銷毀檔案信息，發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險或異常情況時，應及時報告檔案管理部門。三、檔案管理保密措施（一）檔案實體安全管理1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風良好的地點，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等功能。庫房應安裝鐵門、鐵窗、防盜報警裝置、消防設(shè)施等，確保檔案實體安全。2.檔案架（柜）應堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，并設(shè)置明顯的標識。3.對電子檔案應采取加密存儲、備份等措施，確保電子檔案的安全。電子檔案存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時，應及時報告并采取相應措施進行處理。（二）檔案信息安全管理1.對檔案信息進行分類、分級管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性和敏感程度，確定不同類別檔案的保密級別，如絕密、機密、秘密等。2.嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要和人員職責，為不同人員設(shè)定相應的檔案查閱、借閱和使用權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自訪問、查閱、復制、傳播檔案信息。3.在檔案查閱、借閱和使用過程中，應嚴格按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，填寫相關(guān)登記表，注明查閱、借閱和使用的目的、范圍、期限等信息，并由相關(guān)負責人簽字確認。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，如專人專管、加密存儲、限制傳播范圍等。5.加強對檔案信息傳輸過程的安全管理，采用加密傳輸、安全通道等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸過程中不被泄露或篡改。6.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防范網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全風險。（三）檔案利用過程中的保密管理1.檔案利用部門或人員如需查閱、借閱檔案，應提前向檔案管理部門提交申請，并說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等信息。檔案管理部門應按照規(guī)定的權(quán)限進行審批，審批通過后方可辦理查閱、借閱手續(xù)。2.在檔案查閱、借閱現(xiàn)場，檔案管理人員應全程監(jiān)督，確保利用人員嚴格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案信息。利用人員如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.檔案利用完畢后，利用人員應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案的完整和安全。4.因工作需要將檔案帶出單位查閱、使用的，應經(jīng)單位負責人批準，并采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。使用完畢后，應及時將檔案歸還單位，并向檔案管理部門報告檔案的使用情況。（四）檔案銷毀過程中的保密管理1.對已失去保存價值或因其他原因需要銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和審批。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務部門共同進行，確保鑒定結(jié)果準確無誤。2.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門備查，一份交單位負責人審核簽字。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告單位負責人。銷毀清冊應長期保存，以備查閱。四、檔案管理保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全檔案管理保密監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理保密工作進行全面檢查和專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檔案管理部門應加強對自身工作的日常監(jiān)督檢查，定期對檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.單位內(nèi)部審計部門應將檔案管理保密工作納入審計范圍，定期對檔案管理保密制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保檔案管理保密工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理人員的崗位職責履行情況、檔案查閱借閱審批程序的執(zhí)行情況、檔案信息安全管理措施的落實情況等。2.檔案實體安全管理情況，包括檔案庫房的安全設(shè)施配備情況、檔案架（柜）的存放情況、檔案的清查核對情況等。3.檔案信息安全管理情況，包括檔案信息的分類分級管理情況、訪問權(quán)限控制情況、信息傳輸安全情況、系統(tǒng)安全維護情況等。4.檔案利用過程中的保密管理情況，包括查閱借閱手續(xù)的辦理情況、利用現(xiàn)場的監(jiān)督情況、檔案歸還情況等。5.檔案銷毀過程中的保密管理情況，包括銷毀鑒定審批情況、銷毀清冊的編制情況、銷毀方式及監(jiān)督情況等。（三）問題整改與責任追究1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和期限，督促相關(guān)部門或人員進行整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。2.對違反檔案管理保密制度的行為，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。責任追究方式包括批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。五、檔案管理保密宣傳教育與培訓（一）宣傳教育內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等。2.本單位檔案管理保密制度，使全體工作人員了解檔案管理保密工作的重要性、基本原則、職責分工和操作流程。3.檔案管理保密知識和技能，如檔案信息安全防護知識、檔案查閱借閱規(guī)定、檔案銷毀程序等。4.典型案例警示教育，通過分析檔案管理保密工作中的違規(guī)案例，吸取教訓，提高全體工作人員的保密意識和防范能力。（二）培訓計劃與實施1.制定年度檔案管理保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容培訓對象、培訓時間和培訓方式等。培訓計劃應根據(jù)單位實際情況和檔案管理保密工作需要進行制定，并報單位負責人批準后實施。2.培訓方式可采用集中授課、專題講座、在線學習、實地參觀等多種形式，確保培訓效果。培訓內(nèi)容應注重實用性和針對性，結(jié)合實際工作案例進行講解，使培訓人員能夠?qū)W以致用。3.檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和保密意識。同時，應鼓勵檔案管理人員自主學習，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應檔案管理保密工作的發(fā)展需要。4.全