PAGE城市檔案館管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于城市檔案館全體工作人員及在館內(nèi)開展檔案相關(guān)活動的各類人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：對城市各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)城市建設(shè)、管理和社會公眾為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)高效的利用服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映城市歷史變遷、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等方面的各類檔案。2.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的檔案，包括項(xiàng)目審批文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報告等。3.城市重大活動、重要事件形成的檔案，如慶典活動、突發(fā)事件處理等相關(guān)資料。4.城市各部門、各單位移交的具有保存價值的檔案。5.涉及城市民生、社會保障、公共服務(wù)等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，向城市檔案館移交檔案。移交的檔案應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理規(guī)范。2.對重要檔案或特殊載體檔案，如電子檔案、聲像檔案等，應(yīng)同時移交相應(yīng)的存儲介質(zhì)和說明材料。3.檔案收集人員應(yīng)及時對接收的檔案進(jìn)行檢查、核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)要求移交部門補(bǔ)充或更正。（三）收集程序1.制定檔案收集計劃，明確收集的范圍、時間、方式等。2.向各部門、各單位發(fā)放檔案移交清單，要求其按照清單進(jìn)行整理和移交。3.接收檔案時，填寫檔案接收登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、移交時間等信息。4.對接收的檔案進(jìn)行初步整理，分類存放，便于后續(xù)管理。三、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、城市建設(shè)類、文化教育類、民生保障類等大類。2.各大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類，如城市建設(shè)類可分為規(guī)劃、工程建設(shè)、市政設(shè)施等小類。（三）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立科學(xué)合理的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照規(guī)范命名文件。3.對聲像檔案進(jìn)行整理，標(biāo)注拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并制作相應(yīng)的文字說明。（四）整理流程1.對收集的檔案進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確定檔案的歸屬。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。4.將整理好的檔案裝入檔案盒或存儲設(shè)備，貼上標(biāo)簽，注明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.城市檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或存儲設(shè)備中，確保排列有序，便于查找。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.為城市建設(shè)、管理、決策等提供參考依據(jù)。2.為社會公眾提供歷史文化、民生保障等方面檔案信息的查詢服務(wù)。3.為學(xué)術(shù)研究、編史修志等提供檔案資料支持。（二）利用方式1.檔案查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.檔案借閱：對部分檔案可辦理借閱手續(xù)，供利用者在規(guī)定時間內(nèi)借閱使用。3.檔案咨詢：為利用者提供檔案信息咨詢服務(wù)。4.檔案編研：對檔案進(jìn)行整理、研究，編輯出版檔案資料匯編等。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案信息范圍等。2.檔案管理人員對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)利用者身份和利用目的，確定是否提供利用及提供利用的方式。對于符合規(guī)定的利用申請，開具檔案查閱或借閱憑證。對于涉及保密檔案或限制利用檔案的申請，需經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可提供利用。3.利用者憑憑證查閱或借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督利用情況，確保檔案的安全和完整。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。（四）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用檔案名稱及數(shù)量、利用目的等信息。2.對檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理和服務(wù)提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和城市發(fā)展需要，對檔案的保存價值進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保檔案資源的優(yōu)化配置。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進(jìn)行鑒定并確定是否予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理人員定期對庫存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限或是否予以銷毀。3.對擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.對鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄和歸檔，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、載體形式等基本情況。3.檔案鑒定、銷毀等工作情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理軟件或電子表格等工具，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期向上級主管部門和相關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程管理功能。2.檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。3.檔案信息安全管理功能，包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、防病毒等。4.檔案數(shù)字化加工功能，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。（三）數(shù)據(jù)管理1.對檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。2.加強(qiáng)對電子檔案元數(shù)據(jù)的管理，保證元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錄入錯誤等問題。（四）安全保障1.制定檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任和防范措施。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。3.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)用戶的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。九、人員培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。2.檔案管理技能培訓(xùn)，如檔案整理、數(shù)字化加工、信息系統(tǒng)操作等。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，邀請專家授課或由館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行講解。2.鼓勵工作人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。3.