PAGE昆明市檔案管理各種制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)昆明市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于昆明市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室或檔案管理部門負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類檔案。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞本單位的中心工作，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立綜合檔案室或檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)。4.參與本單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。6.定期向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。7.組織開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整理質(zhì)量和規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)。4.按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，熱情接待檔案查閱人員，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息，并做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用，確保檔案信息的安全和有效利用。7.做好檔案資料的保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息的泄露。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，定期移交本部門的兼職檔案員。（二）文件材料的歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2.本單位工作中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4.其他對(duì)本單位具有查考價(jià)值的文件材料。（三）文件材料的整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。4.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄。（四）檔案的移交1.各部門兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度整理好的檔案移交本單位綜合檔案室或檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單一式兩份，一份由綜合檔案室或檔案管理部門留存，一份由移交部門保存。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和有效利用。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（5年以下）三種。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，須持有效證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。（二）檔案查閱、借閱制度1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，須填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，須提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱本單位檔案，須持有效證件和相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。5.檔案查閱、借閱人員如需復(fù)印、復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.檔案查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人員姓名、單位、查閱、借閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋本單位檔案管理工作全過(guò)程的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，選擇適合本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。3.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和應(yīng)用，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，確保電子檔案的安全和有效利用。4.電子檔案的利用應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案利用制度的規(guī)定，確保電子檔案信息的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體昆明市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各單位主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理工作制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門和各單位主管部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.不定期抽查：檔案行政管理部門和各單位主管部門不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，檔案行政管理部門和各單位主管部門組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案行政管理部門和各單位主管部門應(yīng)及