PAGE貧困生資助檔案查閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范貧困生資助檔案的查閱行為，確保檔案信息的安全與合理使用，保障受資助學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與貧困生資助工作的各級(jí)部門、工作人員以及因工作需要查閱貧困生資助檔案的其他相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及教育部門關(guān)于學(xué)生資助檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息不泄露、不被非法利用，維護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私和信息安全。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）資助管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)貧困生資助檔案的建立、整理、保管和定期檢查。2.制定檔案查閱的具體流程和審批程序，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)分析。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照規(guī)定對(duì)貧困生資助檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.妥善保管檔案，確保檔案的完整性和安全性，防止檔案損壞、丟失或泄密。3.根據(jù)查閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）其他部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)配合資助管理部門做好貧困生資助檔案的相關(guān)工作，在需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定提交查閱申請(qǐng)。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，不得擅自更改、涂抹、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。三、檔案查閱范圍（一）資助申請(qǐng)材料包括學(xué)生填寫的資助申請(qǐng)表、家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料（如低保證、殘疾證、特困人員救助供養(yǎng)證等）、相關(guān)部門出具的收入證明等。（二）審核審批材料如各級(jí)審核審批意見、公示記錄、評(píng)審會(huì)議紀(jì)要等。（三）資助發(fā)放記錄包含資助資金發(fā)放憑證、學(xué)生簽收記錄等。（四）其他相關(guān)材料如學(xué)生反饋意見、跟蹤回訪記錄等與貧困生資助工作有關(guān)的資料。四、查閱申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.因工作需要查閱貧困生資助檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《貧困生資助檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間范圍等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人或申請(qǐng)人簽字，并加蓋部門公章。（二）審批流程1.查閱申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由資助管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核申請(qǐng)的必要性、查閱內(nèi)容與目的的相關(guān)性等。2.對(duì)于涉及學(xué)生隱私信息或重要敏感內(nèi)容的查閱申請(qǐng)，初審?fù)ㄟ^后需報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，資助管理部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理人員做好查閱準(zhǔn)備工作，并向查閱人員發(fā)放《貧困生資助檔案查閱授權(quán)書》。五、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人員應(yīng)到資助管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行檔案查閱，不得將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.電子查閱：對(duì)于已數(shù)字化的貧困生資助檔案，在確保信息安全的前提下，可通過授權(quán)的電子系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守電子查閱系統(tǒng)的操作規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案內(nèi)容。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，不得拖延。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向資助管理部門提出申請(qǐng)。2.查閱過程中，查閱人員應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改、折疊等操作。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私的信息，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。六、檔案查閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱部門或人員、查閱申請(qǐng)表編號(hào)、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)長(zhǎng)、歸還時(shí)間等。（二）登記方式登記可采用紙質(zhì)登記簿或電子表格形式進(jìn)行記錄。紙質(zhì)登記簿應(yīng)妥善保存，電子表格應(yīng)定期備份，確保登記信息的完整性和可追溯性。七、檔案歸還與保管（一）檔案歸還查閱工作結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞或丟失等情況。（二）保管維護(hù)檔案管理人員在接收歸還的檔案后，應(yīng)將檔案放回原保管位置，并對(duì)檔案的保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案始終處于安全、適宜的保管條件下。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督資助管理部門應(yīng)定期對(duì)貧困生資助檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，鼓勵(lì)工作人員之間相互監(jiān)督，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。（二）外部監(jiān)督接受教育部門、審計(jì)部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案查閱情況等相關(guān)資料，對(duì)提出的問題和建議及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱貧困生資助檔案。2.查閱過程中違反查閱要求，如損壞檔案、泄露隱私信息等。3.將檔案帶出指定查閱場(chǎng)所或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告批評(píng)，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等。同時(shí)，涉及違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。十、附則（一）解釋權(quán)本制