PAGE技術(shù)檔案管理制度及記錄一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、設(shè)備管理部門等。（三）定義1.技術(shù)檔案：指公司在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、設(shè)備維護、工藝改進等活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.記錄：指與技術(shù)檔案相關(guān)的各類原始記錄，包括實驗記錄、測試報告、生產(chǎn)記錄、維修記錄等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)技術(shù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術(shù)檔案的安全和保密。4.動態(tài)管理原則：隨著公司技術(shù)活動的不斷開展，及時更新和完善技術(shù)檔案，確保檔案的時效性和準確性。二、技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)圖紙、實驗報告、測試數(shù)據(jù)等。2.生產(chǎn)工藝檔案：涵蓋工藝流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)、質(zhì)量控制文件等。3.設(shè)備檔案：包含設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。4.質(zhì)量檔案：涉及質(zhì)量標準、檢驗報告、質(zhì)量認證文件等。5.科研項目檔案：包括項目立項報告、研究計劃、實驗記錄、成果報告等。6.其他技術(shù)檔案：如技術(shù)交流文件、技術(shù)引進資料、技術(shù)改造方案等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“分類代碼+流水號”的方式進行編號。分類代碼按照上述分類設(shè)置，流水號為順序號，從001開始依次編排。2.示例：如產(chǎn)品研發(fā)檔案中的某一技術(shù)圖紙，編號為“YF001”，其中“YF”代表產(chǎn)品研發(fā)檔案分類代碼，“001”為流水號。三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門在開展技術(shù)活動過程中，應(yīng)及時形成相關(guān)的技術(shù)文件和資料，并確保其內(nèi)容真實、準確、完整。2.技術(shù)文件和資料的形成應(yīng)遵循公司的相關(guān)標準和規(guī)范，采用統(tǒng)一的格式和編號。（二）收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)技術(shù)檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的技術(shù)檔案及時提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門提交的技術(shù)檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準確性。3.對于重要的技術(shù)檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，參與文件的形成過程，確保檔案的質(zhì)量。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到技術(shù)檔案后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理，對文件進行分類、排序、編目等操作。2.整理過程中，應(yīng)檢查文件的完整性和準確性，對不符合要求的文件及時與相關(guān)部門溝通，進行補充或修正。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保文件的可讀性和可檢索性。（二）歸檔1.整理后的技術(shù)檔案應(yīng)及時進行歸檔，按照檔案存儲方式的不同，分別存入紙質(zhì)檔案庫或電子檔案系統(tǒng)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立完善的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、技術(shù)檔案的保管與保護（一）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保技術(shù)檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保護1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對技術(shù)檔案的內(nèi)容進行保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制、傳播技術(shù)檔案。2.對涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的技術(shù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保護措施。3.在技術(shù)檔案的利用過程中，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，確保檔案的歸還和安全。對于借閱的檔案，應(yīng)要求借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。六、技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱和利用技術(shù)檔案。查閱時，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的技術(shù)檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.對于需要復(fù)印或復(fù)制的技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案復(fù)制申請表》，按照上述審批程序辦理。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。（二）借閱1.因工作需要長期使用技術(shù)檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的技術(shù)檔案，不得損壞、丟失或擅自涂改。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、用途等因素，綜合評估檔案的保存價值，分為永久保存、長期保存和短期保存三類。3.對于保存價值較低的技術(shù)檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《技術(shù)檔案鑒定銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）銷毀1.經(jīng)批準銷毀的技術(shù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)，確保檔案的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進行銷毀。3.銷毀過程中，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案銷毀記錄》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。八、技術(shù)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的技術(shù)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括技術(shù)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核1.公司將技術(shù)檔案管理工作納入部門績效考核體系，對技術(shù)檔案管理工