PAGE檔案局機要文件管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局機要文件管理，確保機要文件的安全、完整與有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)所有涉及機要文件的收文、發(fā)文、保管、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：機要文件涉及國家機密、工作秘密等重要信息，必須嚴格保密，防止泄露。2.規(guī)范管理原則：對機要文件的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理，確保操作流程清晰、責(zé)任明確。3.安全第一原則：保障機要文件在存儲、傳輸、使用過程中的安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。4.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，合理利用機要文件資源，提高工作效率。二、收文管理（一）收文登記1.機要文件送達時，由專人負責(zé)接收，并進行詳細登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、密級、發(fā)文機關(guān)、日期、份數(shù)、送達時間等。2.對收到的機要文件進行編號，以便于查詢和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和系統(tǒng)性。（二）文件初審1.收文人員在接收文件后，應(yīng)及時對文件進行初審。初審內(nèi)容包括文件的完整性、密級標注是否準確、發(fā)文機關(guān)是否符合規(guī)定等。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時與發(fā)文機關(guān)聯(lián)系，要求更正或補充。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)嚴格控制，避免無關(guān)人員接觸機要文件。2.傳閱文件應(yīng)采用專人傳遞的方式，不得隨意放置或交他人代傳。傳閱過程中，應(yīng)做好簽收記錄，確保文件傳遞的準確性和安全性。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認。如對文件內(nèi)容有疑問或意見，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理。辦理過程中，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保辦理結(jié)果的合法性和準確性。2.辦理完畢的文件，應(yīng)及時將辦理情況反饋給發(fā)文機關(guān)，并將文件歸檔保存。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門需要發(fā)文時，應(yīng)指定專人擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，認真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準確、清晰、簡潔。2.擬稿過程中，應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和檔案局的相關(guān)規(guī)定，對涉及機密、敏感信息的文件，應(yīng)進行密級標注。（二）文件審核1.擬稿完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合政策規(guī)定、表述是否準確、格式是否規(guī)范等。2.部門負責(zé)人審核通過后，將文件提交至檔案局辦公室進行復(fù)審。辦公室復(fù)審人員應(yīng)從全局角度對文件進行審核，確保文件的合法性、規(guī)范性和有效性。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)辦公室復(fù)審?fù)ㄟ^的文件，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，對文件的真實性、準確性、合法性負責(zé)，并簽署明確的意見。2.涉及重大事項或機密信息的文件，應(yīng)由檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）文件編號與印制1.文件簽發(fā)后，由辦公室負責(zé)進行編號和印制。編號應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進行，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.印制機要文件應(yīng)使用專用的印刷設(shè)備和紙張，確保文件的質(zhì)量和保密性。印刷過程中，應(yīng)嚴格控制印刷數(shù)量，避免浪費。（五）文件蓋章與分發(fā)1.文件印制完成后，由辦公室負責(zé)蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保文件的嚴肅性。2.蓋章后的文件，由辦公室按照發(fā)文范圍進行分發(fā)。分發(fā)過程中，應(yīng)做好簽收記錄，確保文件準確送達收件人手中。四、文件保管（一）保管場所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專門的機要文件保管場所，確保場所安全、保密。保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證文件的存儲環(huán)境符合要求。2.機要文件保管場所應(yīng)實行專人專管，未經(jīng)授權(quán)人員不得進入。（二）分類存放1.機要文件應(yīng)按照密級、年度、類別等進行分類存放。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對不同密級的文件，應(yīng)分別設(shè)置存放區(qū)域，嚴格實行隔離保管。（三）定期盤點1.定期對機要文件進行盤點，確保文件數(shù)量與登記記錄一致。盤點周期一般為半年一次。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（四）電子文件管理1.對于電子形式的機要文件，應(yīng)采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保文件的安全性。2.建立電子文件備份制度，定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、文件借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱機要文件的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、密級、借閱時間、用途等信息。2.借閱申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案局辦公室審批。（二）借閱審批1.辦公室收到借閱申請表后，應(yīng)根據(jù)文件的密級和借閱用途進行審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。2.對于涉及重要機密的文件，借閱審批應(yīng)從嚴控制，必要時需經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）借閱登記1.借閱人員憑審批通過的借閱申請表到機要文件保管場所辦理借閱登記手續(xù)。登記內(nèi)容包括借閱時間、文件名稱、文號、密級、借閱人姓名、歸還時間等。2.借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認，確保借閱信息的準確性。（四）借閱期限與歸還1.根據(jù)文件的重要性和工作需要，確定借閱期限。借閱期限一般不得超過規(guī)定的時間。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱文件。歸還時，保管人員應(yīng)認真核對文件的完整性和準確性，并在借閱登記表上注明歸還時間。（五）借閱監(jiān)督1.在借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管機要文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。2.檔案局辦公室應(yīng)定期對借閱文件的歸還情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反規(guī)定，應(yīng)及時采取措施進行處理。六、文件傳遞（一）傳遞方式1.機要文件傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達、機要通信等。嚴禁通過普通郵政、快遞等方式傳遞機要文件。2.傳遞機要文件的人員應(yīng)具備保密意識和責(zé)任心，確保文件傳遞過程中的安全。（二）傳遞登記1.機要文件傳遞過程中，應(yīng)進行詳細登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、密級、發(fā)文機關(guān)、日期、份數(shù)、傳遞時間、傳遞人員等。2.傳遞人員應(yīng)在傳遞登記表上簽字確認，確保傳遞信息的準確性。（三）傳遞安全保障1.傳遞機要文件時，應(yīng)采取必要的安全保障措施，如密封包裝、加密存儲等，防止文件在傳遞過程中被泄露或損壞。2.傳遞人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將機要文件交給無關(guān)人員或在公共場所談?wù)撐募?nèi)容。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.對已失去保存價值的機要文件，應(yīng)及時進行銷毀。銷毀范圍包括過期文件、作廢文件、涉密載體等。2.銷毀文件應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保文件銷毀過程的合法性和安全性。（二）銷毀申請1.各部門需要銷毀機要文件時，應(yīng)填寫銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案局辦公室審批。（三）銷毀審批1.辦公室收到銷毀申請表后，應(yīng)根據(jù)文件的密級和銷毀原因進行審批。審批通過后，方可組織實施銷毀工作。2.對于涉及重要機密的文件，銷毀審批應(yīng)從嚴控制，必要時需經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）銷毀方式1.根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.采用焚燒方式銷毀文件時，應(yīng)選擇在符合環(huán)保要求的場所進行，并確保焚燒徹底。采用粉碎方式銷毀文件時，應(yīng)使用專用的粉碎設(shè)備，將文件粉碎成無法識別的碎片。（五）銷毀記錄1.機要文件銷毀過程中，應(yīng)進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、文件名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀方式、操作人員等。2.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局辦公室負責(zé)對機要文件管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查。定期對機要文件的收文、發(fā)文、保管、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門應(yīng)配合辦公室的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、保密部門等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.對涉及機要文件管理的重大事項，應(yīng)主動接受社會監(jiān)督，確保工作的公開、透明。（三）責(zé)任追究1.對違反機要文件管理制度的行為