PAGE開(kāi)發(fā)區(qū)人事檔案封存制度一、總則（一）目的為規(guī)范開(kāi)發(fā)區(qū)人事檔案封存管理工作，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，保障員工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合開(kāi)發(fā)區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于開(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)所有企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及與之建立勞動(dòng)關(guān)系的員工人事檔案的封存管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案封存工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證人事檔案所記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況。3.保密安全原則：對(duì)封存的人事檔案采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不泄露，保障檔案實(shí)體安全。4.便捷高效原則：在確保檔案安全和信息準(zhǔn)確的前提下，優(yōu)化工作流程，提高檔案封存與解封的辦理效率，為員工提供便利。二、檔案封存的條件與范圍（一）封存條件1.員工離職后，在規(guī)定期限內(nèi)未就業(yè)或新就業(yè)單位不需要人事檔案的。2.因工作需要，經(jīng)員工本人同意，對(duì)特定時(shí)間段的人事檔案進(jìn)行封存的。3.按照法律法規(guī)或上級(jí)主管部門(mén)要求，需對(duì)人事檔案進(jìn)行封存的其他情形。（二）封存范圍1.員工個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)資格、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇、社會(huì)保險(xiǎn)等各類(lèi)人事信息。2.員工的勞動(dòng)合同、離職證明、培訓(xùn)記錄、健康體檢報(bào)告等相關(guān)資料。3.其他與員工人事管理相關(guān)的重要文件和資料。三、檔案封存的流程（一）申請(qǐng)1.員工離職時(shí)，若符合檔案封存條件，由員工本人填寫(xiě)《人事檔案封存申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)封存的原因、封存期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.若因工作需要對(duì)特定員工的人事檔案進(jìn)行封存，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《人事檔案封存申請(qǐng)表》，注明封存理由、涉及員工信息等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交。（二）審核1.人力資源部門(mén)收到《人事檔案封存申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核申請(qǐng)?jiān)蚴欠穹弦?guī)定條件，申請(qǐng)信息是否準(zhǔn)確完整，員工簽字是否真實(shí)有效等。2.對(duì)于涉及特殊情況或敏感信息的檔案封存申請(qǐng)，人力資源部門(mén)可會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等進(jìn)行聯(lián)合審核，確保審核結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）封存操作1.經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，人力資源部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案封存工作。封存人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.封存人員對(duì)擬封存的人事檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確。然后將檔案材料裝入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒，并在封口處加蓋密封章，注明封存日期、檔案編號(hào)等信息。3.建立檔案封存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案封存的日期、員工姓名、檔案編號(hào)、封存原因、封存期限等信息，以便于查詢(xún)和管理。（四）通知1.檔案封存完成后，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工本人或相關(guān)部門(mén)檔案已封存，并告知其解封的條件和辦理流程。2.通知方式可采用書(shū)面通知、電子郵件、短信等多種形式，確保通知信息準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。四、檔案封存期間的管理（一）保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案封存保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲(chóng)等裝置，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案封存保管場(chǎng)所應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案封存保管場(chǎng)所，確需進(jìn)入的，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批登記手續(xù)。（二）保密1.參與檔案封存管理工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密制度。2.對(duì)檔案封存過(guò)程中涉及的員工個(gè)人信息、工作秘密等予以嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。3.禁止在非保密場(chǎng)所討論、處理檔案封存相關(guān)事宜，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等可能導(dǎo)致信息泄露的途徑傳輸檔案封存信息。（三）信息維護(hù)1.在檔案封存期間，如員工有新的人事信息產(chǎn)生，如獲得新的學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)晉升、獎(jiǎng)懲情況變化等，原檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證明材料，并在解封檔案時(shí)一并歸入檔案。2.定期對(duì)檔案封存信息進(jìn)行核對(duì)和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。五、檔案解封的流程（一）申請(qǐng)1.員工在符合解封條件時(shí)，填寫(xiě)《人事檔案解封申請(qǐng)表》，說(shuō)明解封原因、所需檔案用途等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.若因工作需要申請(qǐng)解封特定員工的人事檔案，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《人事檔案解封申請(qǐng)表》，注明解封理由、涉及員工信息等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交。（二）審核1.人力資源部門(mén)收到《人事檔案解封申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核解封原因是否符合規(guī)定條件，申請(qǐng)信息是否準(zhǔn)確完整，員工簽字是否真實(shí)有效等。2.對(duì)于涉及特殊情況或敏感信息的檔案解封申請(qǐng)，人力資源部門(mén)可會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等進(jìn)行聯(lián)合審核，確保審核結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）解封操作1.經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，人力資源部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案解封工作。解封人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)解封檔案的信息，確保與申請(qǐng)內(nèi)容一致。2.解封人員在檔案袋或檔案盒的封口處加蓋解封章，注明解封日期，并將檔案材料取出進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確。3.在檔案解封后，及時(shí)更新檔案封存臺(tái)賬，記錄解封日期、員工姓名、檔案編號(hào)、解封原因等信息。（四）通知1.檔案解封完成后，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工本人或相關(guān)部門(mén)檔案已解封，并告知其檔案的使用注意事項(xiàng)。2.通知方式可采用書(shū)面通知、電子郵件、短信等多種形式，確保通知信息準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.開(kāi)發(fā)區(qū)成立人事檔案封存管理監(jiān)督小組，定期對(duì)人事檔案封存工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案封存管理工作嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。2.監(jiān)督小組可通過(guò)查閱檔案、檢查工作記錄、訪談相關(guān)人員等方式，對(duì)檔案封存的流程、保管、保密等情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.積極接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理部門(mén)以及社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)回應(yīng)相關(guān)監(jiān)督意見(jiàn)和建議。2.按照規(guī)定定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送人事檔案封存管理工作情況，接受上級(jí)部門(mén)的檢查和指導(dǎo)。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，在人事檔案封存管理工作中存在違規(guī)操作、泄露檔案信息、玩忽職守等行為的單位和個(gè)人，將依法依規(guī)追究責(zé)任。2.對(duì)因檔案封存管理不善導(dǎo)致員工權(quán)益受損或造成不良社會(huì)影響的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律制裁。