PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所、各村（社區(qū)）在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則。檔案應如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務效能。4.安全保密原則。加強檔案的安全保護，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全和完整。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所、各村（社區(qū)）的檔案工作，對檔案人員進行業(yè)務培訓。4.定期對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進行檢查和評估，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化。（二）各部門、站所、村（社區(qū)）職責1.負責本部門、站所、村（社區(qū)）檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.配備兼職檔案人員，負責本部門、站所、村（社區(qū)）檔案的日常管理工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交檔案。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關材料。三、檔案收集（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所形成的文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案等。2.各村（社區(qū)）形成的文件材料，包括村規(guī)民約、會議記錄、財務賬目、土地承包合同、人口信息等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動、重要項目形成的文件材料，包括活動方案、領導講話、照片、錄像等。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、站所、村（社區(qū)）應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.對收集到的檔案材料應進行分類整理，剔除重復、無用的材料。4.檔案收集人員應認真填寫檔案收集登記表，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時間等信息。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.根據(jù)文件材料數(shù)量和保管期限，合理劃分保管單位。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目、裝訂。編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)進行分類。對圖紙、圖表、文字材料等進行編號、編目、裝訂。編制項目檔案目錄、底圖目錄等檢索工具。3.會計檔案整理按照年度、保管期限進行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目、裝訂。編制會計檔案目錄等檢索工具。4.聲像檔案整理按照載體、內(nèi)容進行分類。對照片、錄像等進行編號、編目、標注說明。編制聲像檔案目錄等檢索工具。5.電子檔案整理按照年度、保管期限、類別進行分類。對電子文件進行命名、編號、存儲。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的檢索和利用。（三）整理要求1.整理后的檔案應符合國家和行業(yè)標準，做到分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。2.檔案整理人員應認真核對檔案材料，確保檔案信息的準確無誤。3.整理過程中應注意保護檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。五、檔案保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找。2.對重要檔案應采取備份保管的方式，防止檔案丟失或損壞。3.電子檔案應進行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，應長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，應短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門、站所、村（社區(qū)）應根據(jù)檔案的實際情況，準確劃分檔案的保管期限。（四）檔案鑒定1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案專家組成。3.鑒定小組應按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案應編制銷毀清冊，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導審批后，由檔案管理部門負責銷毀。銷毀檔案時應指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（五）檔案統(tǒng)計1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策的依據(jù)，為檔案管理工作的改進和提高提供參考。六、檔案利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所、各村（社區(qū)）因工作需要查閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權益需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，并注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱登記表，及時提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.如需復印、摘錄檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.檔案管理人員應積極主動地為檔案利用者提供服務，解答利用者的疑問，幫助利用者查找所需檔案。（三）利用審批1.查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應嚴格履行審批手續(xù)。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、各站所、各村（社區(qū)）查閱檔案，由本部門、站所、村（社區(qū)）負責人審批。3.上級機關、其他單位查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，應出具單位介紹信，并經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導審批。4.公民、法人和其他組織查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，應提交有效身份證件，并說明查閱目的，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人審批。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理的效率和服務水平，方便檔案的查閱和利用。3.加強檔案信息的安全保護，確保檔案信息的安全可靠。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。對電子檔案進行整理、存儲和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等功能的信息化管理。建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查閱和利用。3.檔案安全保障體系建設建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息的安全保護。采用先進的信息技術手段，如防火墻、入侵檢測、加密技術等，保障檔案信息的安全。（三）建設要求1.檔案信息化建設應遵循國家和行業(yè)標準，確保檔案信息的規(guī)范