PAGE檔案室各項(xiàng)管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、利用等工作。4.對(duì)本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）員工檔案責(zé)任1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并及時(shí)移交至部門檔案管理員。2.在工作中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.配合檔案室及部門檔案管理員做好檔案的相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。具體包括：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織的各類會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的技術(shù)文件、合同、協(xié)議等。人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。其他具有保存價(jià)值的檔案資料。2.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案及時(shí)、完整地收集。（二）檔案收集要求1.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案移交至檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。（三）檔案整理1.檔案室按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。分類方法應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，便于管理和查詢。2.對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔，便于記憶和使用。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火設(shè)備。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁帶、光盤、硬盤等。2.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對(duì)重要電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，如有疑問(wèn)可咨詢檔案室。（四）檔案定期檢查1.檔案室定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、字跡褪色等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，對(duì)存在的問(wèn)題應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，并在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.檔案室對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫(kù)房的整潔和安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便員工查詢和利用檔案。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行分類、標(biāo)注、存儲(chǔ)。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、