PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站各部門在履行監(jiān)管職能過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、報(bào)表、照片、音像等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映監(jiān)管工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地收集和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和歷史原貌，不得遺漏重要信息。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞、泄露或被非法利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站的各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案管理工作的正常開展。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全體員工的檔案意識(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的真實(shí)性和有效性。5.積極開展檔案編研工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為監(jiān)管工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。6.熱情接待檔案查閱利用者，嚴(yán)格按照檔案查閱利用制度提供檔案信息，做好檔案查閱利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或出借本部門的檔案。4.積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。3.監(jiān)管工作中形成的各類檢查記錄、執(zhí)法文書、調(diào)查材料、案件卷宗等。4.與監(jiān)管對(duì)象簽訂的合同、協(xié)議、責(zé)任書等。5.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。6.反映監(jiān)管工作活動(dòng)的照片、音像資料等。7.其他具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對(duì)重要的文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站、國家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，歸檔保存。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)檔案的形成時(shí)間、來源、形式等進(jìn)行分析，確定其保管期限。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解其使用頻率和重要程度。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，形成檔案銷毀記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等因依法履行職責(zé)需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱者可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱利用制度提供檔案信息，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失或擅自銷毀檔案。3.復(fù)制：檔案查閱者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為監(jiān)管工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)管站的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管