PAGE檔案管理實施方案與制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本實施方案與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行銷毀處理。5.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用工作，為公司各部門及員工提供檔案信息服務(wù)。6.組織開展檔案管理培訓工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序進行。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱、復印等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.接受綜合管理部對本部門檔案管理工作的指導、監(jiān)督和檢查，及時整改存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案信息化管理技能，能夠熟練運用檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案的管理和利用。4.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時登記和歸還檔案。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.積極參加檔案管理培訓和學習，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀要等。2.科技檔案：主要包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各類文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、工藝文件等。3.會計檔案：主要包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案：主要包括公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位、職稱評定、考核獎懲等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：主要包括公司在市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，如合同協(xié)議、訂單、客戶資料、項目文檔等。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號方法。1.全宗號：由綜合管理部根據(jù)公司實際情況統(tǒng)一編制，代表公司檔案的整體編號。2.目錄號：根據(jù)檔案分類，對每一類檔案編制目錄號，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。3.案卷號：在每一類檔案目錄下，對整理好的案卷進行編號，用于區(qū)分同一類檔案中的不同案卷。4.件號：在每一案卷內(nèi)，對每份文件材料進行編號，用于區(qū)分同一案卷內(nèi)的不同文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進行分類整理。2.對于重要的文件材料，應(yīng)在形成后及時歸檔，確保檔案的時效性。3.綜合管理部應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和指導，督促各部門按時完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段進行分類整理，會計檔案應(yīng)按照會計年度保管期限進行分類整理，人事檔案應(yīng)按照員工類別檔案內(nèi)容進行分類整理，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型時間順序進行分類整理。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范和美觀。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放地點和架位號。（二）檔案保護1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況的發(fā)生。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案進行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)持有效證件到綜合管理部檔案查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人填寫的《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱、復印等利用情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以改進。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類編目、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求及時錄入和更新檔案信息。2.嚴格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的使用規(guī)定，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、工作質(zhì)量等。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實情況。4.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性、安全性等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部每年定期對公司各部門的檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查：綜合管理部不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序進行。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部應(yīng)及時下達《