PAGE數(shù)字檔案室三員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字檔案室的管理，確保數(shù)字檔案的安全、完整、有效利用，規(guī)范數(shù)字檔案室管理人員（以下簡稱“三員”）的職責(zé)與行為，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司數(shù)字檔案室的建設(shè)、運行與管理，以及參與數(shù)字檔案管理工作的所有人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保數(shù)字檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字檔案的存儲安全、傳輸安全和使用安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.完整性原則：保證數(shù)字檔案內(nèi)容的完整性，真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的歷史全貌。4.便利性原則：優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案檢索、利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、數(shù)字檔案室三員職責(zé)（一）系統(tǒng)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室系統(tǒng)的日常運行維護(hù)，包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施的管理與監(jiān)控，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況。2.制定并執(zhí)行數(shù)字檔案室系統(tǒng)的備份與恢復(fù)策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室系統(tǒng)用戶賬號的創(chuàng)建、權(quán)限設(shè)置與管理，根據(jù)用戶工作職責(zé)和權(quán)限需求，合理分配系統(tǒng)訪問權(quán)限。4.對數(shù)字檔案室系統(tǒng)的性能進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和用戶需求，及時調(diào)整系統(tǒng)配置，保障系統(tǒng)的高效運行。5.協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字檔案的分類、編目等基礎(chǔ)工作，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。6.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室系統(tǒng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口對接與數(shù)據(jù)交互，確保檔案信息的順暢流通。7.跟蹤數(shù)字檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢，提出系統(tǒng)升級和改進(jìn)建議，推動數(shù)字檔案室建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。（二）安全保密員職責(zé)1.制定并落實數(shù)字檔案室的安全保密制度，加強(qiáng)對數(shù)字檔案信息安全的管理與監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室的安全防護(hù)工作，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備的配置與維護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.對數(shù)字檔案的訪問進(jìn)行安全審計，記錄和分析用戶操作行為，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。4.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案存儲介質(zhì)的管理，定期檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，確保存儲數(shù)據(jù)的安全可靠。5.組織開展數(shù)字檔案室安全保密培訓(xùn)工作，提高全體員工的安全保密意識和技能。6.參與數(shù)字檔案的銷毀工作，確保銷毀過程符合安全保密要求，防止檔案信息泄露。7.負(fù)責(zé)與外部安全保密機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解和掌握最新的安全保密政策法規(guī)和技術(shù)動態(tài)，為公司數(shù)字檔案室安全保密工作提供支持。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案分類方案，對數(shù)字檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立清晰的檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的著錄標(biāo)引工作，準(zhǔn)確提取檔案中的關(guān)鍵信息，為檔案的檢索和利用提供便利。4.對數(shù)字檔案進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息的錯誤、缺失等問題。5.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提供數(shù)字檔案的查詢、借閱等服務(wù)，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。6.參與數(shù)字檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀操作。7.負(fù)責(zé)與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，主動收集相關(guān)檔案資料，確保數(shù)字檔案的及時歸檔。8.對數(shù)字檔案室的建設(shè)與發(fā)展提出合理化建議，推動檔案管理工作不斷適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。三、數(shù)字檔案室人員管理（一）人員配備1.根據(jù)數(shù)字檔案室的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，合理配備系統(tǒng)管理員、安全保密員和檔案管理員。人員數(shù)量應(yīng)與公司檔案管理工作量相適應(yīng)，確保各項工作有序開展。2.三員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和信息技術(shù)應(yīng)用，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相關(guān)資質(zhì)證書。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織三員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)操作、安全保密知識等。2.鼓勵三員參加各類學(xué)術(shù)交流活動和專業(yè)研討會，及時了解數(shù)字檔案管理領(lǐng)域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)方法。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和數(shù)字檔案室建設(shè)的需要，有針對性地開展專項培訓(xùn)，確保三員能夠熟練掌握新的業(yè)務(wù)知識和技能，適應(yīng)工作變化。（三）人員考核1.建立三員考核制度，定期對三員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)等進(jìn)行考核評價。考核結(jié)果作為人員晉升、獎勵、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。2.考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、數(shù)字檔案管理質(zhì)量、系統(tǒng)運行維護(hù)效果、安全保密措施落實情況、用戶滿意度等方面。3.考核方式采用自評、互評和上級評價相結(jié)合的方式，確?？己私Y(jié)果客觀公正。對考核優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵，對考核不稱職的人員進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、數(shù)字檔案室系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與規(guī)劃1.根據(jù)公司檔案管理需求和發(fā)展戰(zhàn)略，制定數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)功能、性能指標(biāo)、技術(shù)架構(gòu)等方面的要求。2.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，充分考慮與公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成與對接，確保檔案信息能夠在不同系統(tǒng)之間順暢流通和共享。3.選擇符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實際需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。（二）系統(tǒng)操作與維護(hù)1.嚴(yán)格按照數(shù)字檔案室系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)的正常運行。操作人員應(yīng)熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)。2.定期對數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，包括服務(wù)器硬件維護(hù)、軟件升級、數(shù)據(jù)備份等工作。維護(hù)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計劃和記錄，確保維護(hù)工作的及時性和有效性。3.建立系統(tǒng)故障應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠迅速采取措施進(jìn)行恢復(fù)，減少對檔案管理工作的影響。同時，對故障原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似故障再次發(fā)生。（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和校驗，及時發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯誤。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，采用多種備份方式，如磁帶備份、磁盤陣列備份、云存儲備份等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和測試，確保能夠在需要時順利恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便進(jìn)行審計和追溯。五、數(shù)字檔案室安全保密管理（一）安全保密制度建設(shè)1.建立健全數(shù)字檔案室安全保密制度，明確安全保密責(zé)任、安全保密措施、安全保密監(jiān)督檢查等方面的內(nèi)容。制度應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并根據(jù)公司實際情況不斷完善。2.制定數(shù)字檔案室安全保密工作流程，規(guī)范檔案收集、整理、存儲、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全保密操作。工作流程應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)督性，確保各項安全保密措施得到有效落實。（二）安全保密技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全保密技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，保障數(shù)字檔案信息的安全。安全保密技術(shù)措施應(yīng)定期進(jìn)行評估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。2.對數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置合理的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，限制外部非法訪問。同時，加強(qiáng)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常網(wǎng)絡(luò)行為。3.對數(shù)字檔案進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制其使用范圍和權(quán)限。（三）安全保密監(jiān)督檢查1.定期對數(shù)字檔案室的安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括安全保密制度執(zhí)行情況、安全保密技術(shù)措施落實情況、人員安全保密意識等方面。監(jiān)督檢查應(yīng)形成詳細(xì)的記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。2.建立安全保密違規(guī)行為舉報機(jī)制，鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的安全保密違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對舉報屬實的人員給予獎勵，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.配合國家有關(guān)部門和公司內(nèi)部審計部門對數(shù)字檔案室安全保密工作進(jìn)行審計和檢查，積極整改審計和檢查中發(fā)現(xiàn)問題，并及時反饋整改情況。六、數(shù)字檔案室檔案管理（一）檔案收集與整理1.明確數(shù)字檔案收集的范圍、渠道和要求，確保檔案收集工作的全面性和準(zhǔn)確性。檔案收集工作應(yīng)與公司各項業(yè)務(wù)活動緊密結(jié)合，及時收集各類具有保存價值的檔案資料。2.按照公司檔案分類方案對收集到的數(shù)字檔案進(jìn)行整理，包括文件的分類、編號、編目等工作。整理過程中應(yīng)確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的檢索和利用。3.對數(shù)字檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，提取檔案中的關(guān)鍵信息，如題名、日期、責(zé)任者、文號等，為檔案的檢索和利用提供準(zhǔn)確的指引。著錄標(biāo)引應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。（二）檔案存儲與保管1.選擇安全可靠的數(shù)字檔案存儲設(shè)備和存儲環(huán)境，確保檔案數(shù)據(jù)的長期保存。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密等功能，存儲環(huán)境應(yīng)滿足防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.對數(shù)字檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和測試，確保其可恢復(fù)性。3.建立數(shù)字檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。根據(jù)保管期限對檔案進(jìn)行分類管理，對超過保管期限的檔案按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案利用與服務(wù)1.制定數(shù)字檔案利用制度，規(guī)范檔案查詢、借閱、復(fù)制等利用流程。檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。