PAGE人大檔案工作制度匯編表一、總則（一）目的為加強人大檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于人大機關(guān)各部門及所屬單位的檔案工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是人大機關(guān)在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人大機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人大工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護，嚴格保密制度，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為人大工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責人大機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的安全保護工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。6.對各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.人大機關(guān)在履行職能活動中形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。2.人大代表的議案、建議、批評和意見及辦理情況。3.人大機關(guān)的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。4.與人大工作相關(guān)的上級文件、下級匯報材料、其他單位的來函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保數(shù)據(jù)的一致性。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大活動、重要會議形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或會議閉幕之日起一個月內(nèi)完成收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標準檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。1.年度分類：按照文件形成的年度進行劃分。2.機構(gòu)（問題）分類：按照人大機關(guān)的內(nèi)部機構(gòu)或問題性質(zhì)進行分類。3.保管期限分類：分為永久、長期、短期三種保管期限。（二）整理方法1.對收集到的文件材料進行分類、排序，剔除重復、無效的文件。2.按照文件的形成時間順序進行編號，編制頁碼。3.填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號等。4.裝訂成冊，采用三孔一線的方法進行裝訂，確保整齊、牢固。5.編制檔案盒封面，注明全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號、盒號等信息。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。2.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁。3.卷內(nèi)文件應(yīng)保持有機聯(lián)系，反映同一問題的文件應(yīng)集中排列。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，經(jīng)部門負責人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行檢查驗收，符合要求的予以接收。3.檔案管理人員按照分類標準對接收的檔案進行上架排列，完成歸檔工作。（二）歸檔時間各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案整理并移交檔案管理部門，原則上每年[具體時間]前完成上一年度檔案的歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確，符合整理質(zhì)量要求。2.移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案移交清單，雙方簽字確認。六、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫度、濕度環(huán)境。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（三）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，對檔案進行全面審查。3.根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見，對失去保存價值的檔案進行銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導批準后實施。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.人大機關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.人大代表查閱與其議案、建議、批評和意見相關(guān)的檔案。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定查閱人大檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。（四）利用限制1.涉及國家機密、工作秘密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.檔案原件一般不外借，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在指定地點查閱。3.利用者應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)人大檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立檔案檢索體系。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與數(shù)據(jù)庫中的目錄信息進行掛接，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.對檔案數(shù)據(jù)進行備份，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強對檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。九、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由人大機關(guān)領(lǐng)導、檔案管理部門負責人等組成，負責對檔案工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查，對各部門檔案工作進行評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四