PAGE司法局檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法局檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位以及全體工作人員在檔案管理工作中涉及的保密事項。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在檔案保密管理中的職責(zé)，確保保密工作落實到位。二、檔案保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度，并組織實施。2.對本局各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全存放。3.定期對檔案進(jìn)行清查、整理和鑒定，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中的安全隱患。4.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高工作人員的保密意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并確保檔案的真實性和完整性。2.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，并對涉及保密的檔案進(jìn)行標(biāo)注。3.向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案保密說明，明確檔案的密級和保密期限。（三）檔案查閱利用部門職責(zé)1.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱利用檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。2.在查閱利用檔案過程中，必須遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對查閱利用的檔案進(jìn)行妥善保管，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。（四）工作人員職責(zé)1.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，自覺履行保密義務(wù)。2.不得私自留存、銷毀檔案或泄露檔案信息。3.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)及時報告，并采取措施防止損失擴(kuò)大。三、檔案的密級劃分與確定（一）密級劃分根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和敏感性，將檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。1.絕密級：涉及國家安全和利益，泄露后會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。2.機(jī)密級：涉及重要的國家事務(wù)和利益，泄露后會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案。3.秘密級：涉及一般的國家事務(wù)和利益，泄露后會使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案。（二）密級確定1.檔案形成部門在檔案形成時，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和重要程度，提出密級初步意見，并填寫《檔案密級鑒定表》。2.檔案管理部門對檔案形成部門提出的密級初步意見進(jìn)行審核，報局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審定。3.經(jīng)審定后的檔案密級，由檔案管理部門在檔案上加蓋相應(yīng)的密級標(biāo)識。（三）密級變更與解除1.檔案的密級根據(jù)實際情況需要變更的，由檔案形成部門提出變更意見，經(jīng)檔案管理部門審核，報局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后進(jìn)行變更。2.檔案保密期限屆滿或保密事項公開后，由檔案形成部門提出解除密級的申請，經(jīng)檔案管理部門審核，報局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后解除密級。四、檔案的保管與存儲（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。庫房門窗應(yīng)堅固，具備防盜、防火、防潮等功能。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)按照不同的門類、載體、保管期限和密級進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要的檔案應(yīng)采取加密存儲等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，管理人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的保密審查和培訓(xùn)，具備必要的檔案管理知識和技能。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。確需進(jìn)入庫房的，應(yīng)進(jìn)行登記，并由檔案管理人員陪同。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中的問題。對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立檔案庫房管理臺賬。五、檔案的查閱與利用（一）查閱利用權(quán)限1.查閱利用檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，絕密級檔案須經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，秘密級檔案須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及本局內(nèi)部工作需要查閱利用檔案的，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理部門查閱。涉及對外提供檔案利用的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱利用程序1.查閱利用檔案的部門或個人應(yīng)填寫《檔案查閱利用申請表》，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍、期限等，并經(jīng)批準(zhǔn)人簽字。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱利用現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱利用人員不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查閱利用檔案時，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（三）查閱利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱利用的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱利用登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和審計。六、檔案的傳遞與交接（一）檔案傳遞1.檔案在本局內(nèi)部各部門之間傳遞時，應(yīng)填寫《檔案傳遞登記表》，注明傳遞的檔案名稱、數(shù)量、密級、傳遞時間、交接人員等信息。2.傳遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送取等安全方式進(jìn)行，不得通過普通郵寄或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞絺鬟f涉及保密的檔案。（二）檔案交接1.檔案管理人員工作變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等進(jìn)行清點核對，并填寫《檔案交接清單》。2.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。交接清單應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料妥善保管。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的檔案。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對需要銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等安全方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、時間、地點、監(jiān)督人員等信息。（三）銷毀記錄檔案銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料妥善保管，保存期限不少于[X]年。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)本局成立檔案保密監(jiān)督檢查小組，由局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對本局檔案保密管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況。2.檔案的保管與存儲情況。3.檔案的查閱與利用情況。4.檔案的傳遞與交接情況。5.檔案的銷毀情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案保密管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)和部位進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中存在的突出問題或重要事項，組織專項檢查。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)將整改情況書面報告監(jiān)督檢查小組。對違反檔案保密制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育計劃檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密宣傳教育計劃，明確宣傳教育的內(nèi)容、方式、對象和時間安排。（二）宣傳教育內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策。2.本局檔案保密管理制度。3.檔案保密知識和技能。（三）培訓(xùn)方式1.定期舉辦檔案保密培訓(xùn)班，邀請專家進(jìn)行授課，對全體工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。2.開展專題講座，針對檔案管理工作中的重點環(huán)節(jié)和保密要求進(jìn)行講解。3.發(fā)放宣傳資料，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)等渠道，宣傳檔案保密知識。（四）培訓(xùn)考核對參加檔案保