PAGE學校咨詢室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校咨詢室檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在咨詢工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校咨詢室的各類檔案管理，包括學生咨詢記錄、心理咨詢師工作記錄、相關文件資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：咨詢室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映咨詢工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.保密安全原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失。4.方便利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責咨詢室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時為需要查閱檔案的人員提供服務。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。（二）心理咨詢師職責1.在咨詢工作結束后，及時將咨詢記錄整理完整，移交檔案管理人員。2.對涉及個人隱私的檔案信息嚴格保密，不得擅自泄露。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理和歸檔工作，提供必要的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學生咨詢登記表，包括基本信息、咨詢問題、咨詢時間等。2.心理咨詢記錄，包括咨詢過程、分析評估、處理建議等。3.心理測試報告，如智力測試、人格測試等結果。4.與咨詢工作相關的文件、通知、會議記錄等。學生及家長提供的與咨詢相關的其他資料。（二）收集要求1.心理咨詢師應在每次咨詢結束后及時將相關資料整理好，送交檔案管理人員。2.對于重要緊急的咨詢案例，應隨時補充相關信息，確保檔案的完整性。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整，不得有涂改、缺頁等情況。（三）整理方法1.按照咨詢對象進行分類，以學生姓名為標識建立檔案文件夾。2.將每份咨詢檔案內的資料按照時間順序排列，依次為咨詢登記表、心理咨詢記錄、心理測試報告等。3.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.建立檔案索引目錄，注明檔案編號、咨詢對象姓名、咨詢時間、檔案內容摘要等信息，方便快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員收到心理咨詢師移交的檔案資料后，對其進行審核，檢查資料是否齊全、完整、準確。2.審核無誤后，按照整理方法進行分類、編號，將檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、咨詢對象姓名等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.學生咨詢檔案的保管期限為學生畢業(yè)離校后[X]年。2.重要特殊案例及相關文件資料的保管期限根據(jù)實際情況另行確定，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.檔案保管應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案不受損壞。2.檔案柜應定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量和內容，確保檔案的準確性和完整性。4.對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.心理咨詢師因工作需要可查閱本人負責的咨詢檔案。2.學校相關管理人員因工作需要，經(jīng)檔案管理人員同意后可查閱咨詢檔案，但應嚴格遵守保密規(guī)定。3.涉及司法等特殊情況需要查閱檔案的，應按照相關法律法規(guī)辦理手續(xù)，經(jīng)學校批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)查閱權限進行審批，同意查閱的，在申請表上簽字，并安排查閱地點和時間。4.查閱人員在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.一般情況下，咨詢檔案不對外借閱。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學校主管領導批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和學校主管領導簽字批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應在申請表上注明借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息，并要求借閱人員簽字確認。3.借閱人員憑申請表到檔案管理人員處領取檔案，檔案管理人員應向借閱人員當面清點檔案數(shù)量，并告知借閱人員應遵守的保密規(guī)定和歸還期限。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應責任。5.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員核實處理。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員和心理咨詢師應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得向無關人員泄露。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大知悉范圍。3.對涉及個人隱私的檔案信息，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。4.檔案管理人員在工作中如需使用檔案資料，應在規(guī)定的范圍內進行，使用完畢后及時歸還并妥善保管。（二）安全管理1.檔案管理場所應安裝必要的安全防護設施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設備等，確保檔案安全。對檔案管理設備，如電腦、打印機、存儲介質等，應定期進行維護和檢查，確保其正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.檔案管理人員應掌握基本的安全知識和技能，如火災、水災等應急處理方法，定期參加安全培訓和演練，提高安全意識和應急處理能力。3.加強對檔案管理場所的人員出入管理，嚴禁無關人員進入檔案管理區(qū)域。對進入檔案管理區(qū)域的人員，應進行登記和身份核實。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、心理咨詢師和學校相關管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對保管期滿的檔案，鑒定小組應逐卷逐件進行審查，分析檔案的內容和價值。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、真實性等因素，判斷檔案是否仍有保存價值。3.對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對于確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)學校主管領導批準后，檔案管理人員組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認。4.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的