PAGE火電廠檔案管理制度國(guó)標(biāo)一、總則（一）目的為加強(qiáng)火電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在火電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本火電廠實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[火電廠名稱]檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指火電廠在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、科研開發(fā)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理部門歸口管理全廠檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：全面收集火電廠各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映火電廠的實(shí)際情況和工作歷程。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本火電廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全廠各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和提供利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與火電廠建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等重要活動(dòng)的文件材料形成、積累、整理和歸檔工作。5.開發(fā)檔案信息資源，積極為火電廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括企業(yè)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、法律事務(wù)、行政管理等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備管理、技術(shù)研發(fā)、安全管理、環(huán)境保護(hù)等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷、物資管理、合同管理、招投標(biāo)管理等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括火電廠新建、擴(kuò)建、改建等項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。6.科研項(xiàng)目類：包括火電廠科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定等過(guò)程中形成的文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購(gòu)、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)改造等過(guò)程中形成的文件材料，以及儀器設(shè)備的說(shuō)明書、圖紙、操作規(guī)程等。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。9.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映火電廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)發(fā)展等活動(dòng)的聲像資料。10.電子檔案類：包括以數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的電子文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.電子文件的收集應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等十大類。2.組卷：根據(jù)文件材料的數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等因素，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷。案卷應(yīng)具有相對(duì)的獨(dú)立性和完整性，卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.排列：案卷應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按時(shí)間順序、重要程度等。4.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)等，以便于管理和檢索。5.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案。3.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明存放檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和火電廠實(shí)際情況，確定檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映火電廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)火電廠、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映火電廠一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)火電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映火電廠短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)火電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)準(zhǔn)確、合理，在檔案整理和移交時(shí)應(yīng)明確標(biāo)注保管期限。（四）檔案保管要求1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的載體上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，確保檔案按時(shí)歸還入庫(kù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和本火電廠檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)火電廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、科研開發(fā)等為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.保守機(jī)密原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄密事件發(fā)生。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其真實(shí)性和完整性，不得擅自更改檔案內(nèi)容。4.咨詢：利用者可通過(guò)電話、郵件等方式向檔案管理部門咨詢檔案相關(guān)信息，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)。（三）利用審批1.查閱檔案：一般檔案的查閱由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)火電廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案：一般檔案的借閱由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案的借閱，需經(jīng)火電廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及企業(yè)核心機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)火電廠主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)制檔案：復(fù)制一般檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；復(fù)制重要檔案需經(jīng)火電廠分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)制涉及企業(yè)核心機(jī)密檔案，需經(jīng)火電廠主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值。2.定期鑒定原則：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專業(yè)人員等組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)火電廠、國(guó)家和社會(huì)的利用價(jià)值及其現(xiàn)實(shí)意義。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整保管期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，直接判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進(jìn)行分析比較，確定檔案的價(jià)值。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、火電廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的技術(shù)方法進(jìn)行處理，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)