PAGE工程檔案查借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，確保工程檔案的安全與完整，規(guī)范工程檔案的查借閱行為，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、維護(hù)管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各工程項(xiàng)目部以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人對(duì)工程檔案的查借閱管理。（三）工程檔案定義本制度所指工程檔案是公司在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工程檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工程檔案的查借閱行為。3.安全保密原則確保工程檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.服務(wù)利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮工程檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案查借閱管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)受理工程檔案的查借閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案的查借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。5.負(fù)責(zé)對(duì)違反工程檔案查借閱管理制度的行為進(jìn)行查處。（二）工程建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工程檔案的收集、整理、歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)向檔案管理部門(mén)提供工程建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)資料和信息，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好工程檔案的管理工作。3.負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理本部門(mén)工程檔案的查借閱手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及工程檔案的收集、整理、歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理本部門(mén)涉及工程檔案的查借閱手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。（四）查借閱人員職責(zé)1.遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司工程檔案查借閱管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求辦理查借閱手續(xù)，如實(shí)填寫(xiě)查借閱登記表。3.在查借閱檔案過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)定，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.查借閱結(jié)束后，及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。三、工程檔案的查閱（一）查閱范圍及條件1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審核。2.與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審核。審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)與查閱單位或個(gè)人簽訂《工程檔案查閱保密協(xié)議》。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表報(bào)檔案管理部門(mén)審核，檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的工程檔案，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員只能在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）查閱時(shí)間及地點(diǎn)1.查閱時(shí)間公司內(nèi)部人員查閱工程檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)的工作安排確定，原則上每次查閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人查閱工程檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)與查閱單位或個(gè)人簽訂的《工程檔案查閱保密協(xié)議》確定。2.查閱地點(diǎn)工程檔案的查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱人員能夠順利查閱檔案。四、工程檔案的借閱（一）借閱范圍及條件1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審核。2.與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人因工作需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審核。審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《工程檔案借閱保密協(xié)議》。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的借閱，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表報(bào)檔案管理部門(mén)審核，檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱人員的需求，提供相應(yīng)的工程檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)同意后方可延期。5.借閱人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）借閱期限及歸還要求1.借閱期限公司內(nèi)部人員借閱工程檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人借閱工程檔案的期限應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)與借閱單位或個(gè)人簽訂的《工程檔案借閱保密協(xié)議》確定。2.歸還要求借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，并確保檔案的完整、整潔。歸還檔案時(shí)，應(yīng)將檔案當(dāng)面交還給檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全工程檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)工程檔案的內(nèi)容、查閱和借閱情況等進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.查閱和借閱工程檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來(lái)源。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的管理，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定，采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管、限制查閱等措施，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案的管理，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.在工程檔案的查借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案的查借閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查借閱行為符合本制度的規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.對(duì)違反工程檔案查借閱管理制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.建立工程檔案查借閱管理考核機(jī)制，對(duì)檔案管理部門(mén)、工程建設(shè)部門(mén)