PAGE衛(wèi)生室公開檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和交流，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生室全體工作人員及與衛(wèi)生室業(yè)務相關的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生室在醫(yī)療、預防、保健、教學、科研、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映衛(wèi)生室各項工作的實際情況。3.保密性原則：對涉及患者隱私、醫(yī)療技術秘密等重要檔案，應嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案分類與編號（一）分類1.醫(yī)療業(yè)務檔案病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷等，記錄患者的基本信息、診斷、治療過程等。醫(yī)療文書檔案：如處方、檢查檢驗報告、醫(yī)囑單等。醫(yī)療統(tǒng)計檔案：各類醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、分析報告等。2.預防保健檔案疫苗接種檔案：記錄轄區(qū)內(nèi)兒童及其他重點人群的疫苗接種情況。公共衛(wèi)生服務檔案：如居民健康檔案、健康教育資料、傳染病報告與管理檔案等。3.教學科研檔案教學計劃、教案、課件等教學資料?？蒲许椖可陥髸⒀芯繄蟾?、論文發(fā)表等科研成果資料。4.行政管理檔案衛(wèi)生室工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。人員檔案：包括員工基本信息、考勤記錄、績效考核等。財務檔案：財務報表、收支憑證、固定資產(chǎn)臺賬等。設備檔案：設備購置合同、使用說明書、維修記錄等。5.其他檔案：如上級部門文件、各類會議記錄、對外交流合作資料等。（二）編號1.采用年度流水號與分類號相結(jié)合的方式進行編號。2.年度流水號：以四位數(shù)字表示年份，如“2023”。3.分類號：根據(jù)檔案分類設置相應的字母代碼，如“YL”表示醫(yī)療業(yè)務檔案，“YF”表示預防保健檔案等。4.編號示例：“2023YL001”表示2023年醫(yī)療業(yè)務檔案中的第1份檔案。三、檔案收集與整理（一）收集1.各部門及崗位工作人員應按照檔案管理要求，及時將工作中形成的各類檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.對于外來文件、資料等，由專人負責簽收、登記，并及時交檔案管理人員歸檔。3.檔案管理人員應定期對檔案收集情況進行檢查，確保檔案無遺漏。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的檔案進行修復和裱糊。4.按照一定順序?qū)n案裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照檔案編號順序排列上架存放。2.建立檔案歸檔登記冊，記錄檔案歸檔日期、編號、名稱、數(shù)量等信息。（二）保管1.設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等設施設備，確保檔案安全。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)衛(wèi)生室負責人批準后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應責任。4.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.涉及患者隱私、醫(yī)療技術秘密等重要檔案，應嚴格按照相關法律法規(guī)進行管理，嚴禁私自傳播和利用。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大知悉范圍。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.定期對檔案庫房的設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，如發(fā)生檔案安全事故，應及時采取措施進行處理，并向上級主管部門報告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由衛(wèi)生室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，對檔案進行綜合評估。3.根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定意見書，明確需要繼續(xù)保存、降密處理或銷毀的檔案清單。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)衛(wèi)生室負責人批準后進行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立衛(wèi)生室檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定