PAGE林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本林場(chǎng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于林長(zhǎng)制工作方案、責(zé)任清單、會(huì)議記錄、巡查記錄、問(wèn)題整改臺(tái)賬等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作各環(huán)節(jié)形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高林場(chǎng)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。(二)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并按照規(guī)定定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。(三)檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。對(duì)檔案的查閱、借閱、歸還等進(jìn)行登記和管理，防止檔案丟失或損壞。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。5.根據(jù)檔案管理工作的需要，積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林長(zhǎng)制工作方案、年度工作計(jì)劃、總結(jié)等綜合性文件。2.林長(zhǎng)制責(zé)任清單，明確各級(jí)林長(zhǎng)職責(zé)、工作目標(biāo)和任務(wù)。3.林長(zhǎng)會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。4.林長(zhǎng)巡查記錄，記錄巡查時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等。5.涉及森林資源保護(hù)、生態(tài)修復(fù)、林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面的文件、報(bào)告、請(qǐng)示等。6.森林資源管理檔案，如林地林權(quán)登記、森林資源清查數(shù)據(jù)、林木采伐審批文件等。7.生態(tài)保護(hù)修復(fù)項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的文件資料。8.林業(yè)有害生物防治檔案，如監(jiān)測(cè)記錄、防治方案、防治措施及效果評(píng)估等。9.森林火災(zāi)預(yù)防與撲救檔案，包括火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、火災(zāi)發(fā)生及撲救情況記錄等。10.問(wèn)題整改臺(tái)賬，記錄林長(zhǎng)制工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改情況，包括問(wèn)題描述、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限及整改結(jié)果等。11.其他與林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、森林資源管理類、生態(tài)保護(hù)修復(fù)類、林業(yè)有害生物防治類、森林火災(zāi)預(yù)防與撲救類、問(wèn)題整改類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。對(duì)于幅面較大的圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在裝訂邊留出20mm的空白。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)（檔號(hào)）、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致，題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的年、月、日，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定，密級(jí)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的保密程度標(biāo)注。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。在檔案盒脊背上填寫檔案盒編號(hào)、起止件號(hào)、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的存放和查找。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于跨年度的檔案，應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交部門等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，將檔案按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、裝盒，并上架保管。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.因工作需要，林場(chǎng)內(nèi)部工作人員可查閱與本人工作相關(guān)的林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案。2.因履行職責(zé)需要，上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門及單位可查閱涉及林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作的有關(guān)檔案。3.因司法、行政等工作需要，依法有權(quán)查閱檔案的單位或個(gè)人，可按照規(guī)定查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，并遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供或公開。3.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，并做好利用效果的跟蹤和反饋工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.具有重要?dú)v史意義、對(duì)林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作有長(zhǎng)期參考價(jià)值的檔案，應(yīng)予以永久保存。3.對(duì)林場(chǎng)林長(zhǎng)制工作近期仍有一定參考價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可鑒定為定期保存（30年）。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可鑒定為銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定后提出鑒定意見，填寫檔案鑒定銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。2.檔案鑒定銷毀清冊(cè)經(jīng)林場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作，并指定專人監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案鑒定銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告林場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)林場(chǎng)林長(zhǎng)制紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的檢索和利用。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)林場(chǎng)林長(zhǎng)制檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。4.信息安全保障：采取有效的信息安全措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)管理，防止數(shù)據(jù)丟失；設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的保密性和安全性。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)