PAGE學(xué)校檔案出入庫管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的出入庫流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工在檔案管理活動中涉及的檔案出入庫操作。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持安全第一的原則，保障檔案在出入庫過程中不受損壞、丟失或泄露。3.遵循規(guī)范、高效的原則，優(yōu)化檔案出入庫流程，提高工作效率，方便檔案的查詢與利用。二、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時將本部門產(chǎn)生的各類文件材料進(jìn)行整理、分類。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他形式的檔案資料，確保檔案的完整性。3.對于重要活動、重大事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后的規(guī)定時間內(nèi)完成收集工作。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類編號。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等影響檔案保存的物品；電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。3.整理過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。（三）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)及時移交至學(xué)校檔案管理部門。移交時，需填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的移交手續(xù)。（四）檔案入庫登記1.檔案管理部門接收移交的檔案后，應(yīng)立即進(jìn)行入庫登記。登記內(nèi)容包括檔案的編號、名稱、來源、入庫時間、保管期限等。2.入庫登記應(yīng)采用紙質(zhì)臺賬和電子數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的方式，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯。3.對于重要檔案，應(yīng)建立專門的索引和目錄，方便快速查找和利用。（五）檔案上架存放1.根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等因素，合理安排檔案的上架位置。2.檔案應(yīng)按照順序依次上架存放，避免混亂和錯放。同時，應(yīng)預(yù)留一定的空間，便于檔案的補充和調(diào)整。3.對于磁性載體檔案，應(yīng)存放在防磁、防潮、防火的專門存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。三、檔案出庫管理（一）借閱申請1.校內(nèi)各部門及教職員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交至檔案管理部門。3.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，借閱申請還需經(jīng)學(xué)校保密委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的合理性、必要性，借閱人員資格等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)借閱的檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與借閱人員溝通，說明原因。（三）檔案出庫1.借閱人員憑批準(zhǔn)后的借閱申請表到檔案管理部門辦理檔案出庫手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表上注明的檔案名稱、數(shù)量等信息，認(rèn)真核對檔案實物。2.核對無誤后，檔案管理人員應(yīng)將檔案交予借閱人員，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（四）歸還檔案1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)將檔案整理整齊，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員核實。3.核對無誤后，檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上記錄檔案歸還時間，并將檔案重新入庫上架存放。（五）特殊情況處理1.如遇特殊情況，借閱人員無法按時歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并申請延期歸還。延期時間一般不得超過規(guī)定借閱期限的一半。2.如檔案在借閱過程中發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式可根據(jù)檔案的重要程度、損失情況等協(xié)商確定，一般包括重新復(fù)制檔案、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)取?.對于因工作需要長期借用檔案的情況，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案借用協(xié)議，明確借用期限、保管責(zé)任等事項。四、檔案查閱管理（一）查閱申請1.校內(nèi)各部門及教職員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、查閱范圍等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交至檔案管理部門。3.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，查閱申請還需經(jīng)學(xué)校保密委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括查閱申請的合理性、必要性，查閱人員資格等。2.對于符合查閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)查閱的檔案名稱、數(shù)量、范圍等信息。3.對于不符合查閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與查閱人員溝通，說明原因。（三）查閱地點與方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，一般不允許將檔案帶出查閱室。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自對檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.對于電子檔案的查閱，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備和軟件，不得擅自將電子檔案拷貝至其他存儲介質(zhì)。（四）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱范圍等信息。2.查閱記錄應(yīng)采用紙質(zhì)臺賬和電子數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的方式，確保記錄信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯。3.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計。五、檔案利用統(tǒng)計與分析（一）利用統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案借閱數(shù)量、查閱人次、利用目的等。2.利用統(tǒng)計應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)及時更新，并形成統(tǒng)計報表。3.統(tǒng)計報表應(yīng)包括年度檔案利用情況統(tǒng)計表、月度檔案利用情況統(tǒng)計表等，報表內(nèi)容應(yīng)清晰明了，便于分析和比較。（二）利用分析1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行利用分析。分析內(nèi)容包括檔案利用的規(guī)律、趨勢，不同部門和人員對檔案的需求特點等。2.利用分析應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，深入挖掘檔案利用數(shù)據(jù)背后的信息，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.通過利用分析，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和不足，如檔案資源配置不合理、服務(wù)方式有待改進(jìn)等，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施和建議。六、檔案安全管理（一）庫房安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)安裝防火報警裝置、滅火設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄庫房溫濕度情況。（二）檔案實體安全1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取相應(yīng)的處理措施。2.對于磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行拷貝和檢測，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.檔案在出入庫、查閱、借閱等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案實體安全。（三）信息安全1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。應(yīng)定期對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限審核和清理，防止權(quán)限濫用。3.對檔案信息的傳輸、存儲、處理等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、認(rèn)證等安全技術(shù)措施，防止信息泄露。同時，應(yīng)定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理部門及各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案出入庫管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理與保管情況、檔案利用情況、檔案安全管理情況等。3.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給相關(guān)部門和人員。（二）考核評價1.學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.考核評價指標(biāo)應(yīng)包括檔案管理工作