PAGE旅行社導(dǎo)游檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)旅行社導(dǎo)游隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范導(dǎo)游人員管理，全面、真實(shí)、動(dòng)態(tài)地反映導(dǎo)游人員的基本情況和工作業(yè)績(jī)，保障旅行社和導(dǎo)游人員的合法權(quán)益，特制定本導(dǎo)游檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本旅行社全體導(dǎo)游人員，包括專職導(dǎo)游、兼職導(dǎo)游以及臨時(shí)聘用導(dǎo)游。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及旅游行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保導(dǎo)游檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：如實(shí)記錄導(dǎo)游人員的各項(xiàng)信息和工作表現(xiàn)，評(píng)價(jià)公正客觀，不受主觀因素影響。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)導(dǎo)游人員的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)導(dǎo)游人員的個(gè)人隱私信息和檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、導(dǎo)游檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.基本資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、聯(lián)系方式等。2.教育背景：學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)等。3.導(dǎo)游資格信息：導(dǎo)游資格證書編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間等。4.語種能力：掌握的語言種類及熟練程度。（二）從業(yè)經(jīng)歷1.旅行社工作經(jīng)歷：在本旅行社及其他旅行社的工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作內(nèi)容等。2.帶團(tuán)經(jīng)歷：詳細(xì)記錄每次帶團(tuán)的團(tuán)隊(duì)名稱、團(tuán)隊(duì)行程、帶團(tuán)時(shí)間、游客評(píng)價(jià)等。（三）培訓(xùn)記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)：參加本旅行社組織的各類培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。2.外部培訓(xùn)：參加行業(yè)主管部門、協(xié)會(huì)或其他機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)證書等。（四）業(yè)務(wù)能力1.導(dǎo)游服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)：游客對(duì)導(dǎo)游服務(wù)態(tài)度、講解水平、組織協(xié)調(diào)能力等方面的評(píng)價(jià)及打分。2.業(yè)務(wù)考核成績(jī)：定期業(yè)務(wù)考核的成績(jī)，考核內(nèi)容包括導(dǎo)游業(yè)務(wù)知識(shí)、應(yīng)急處理能力等。3.獲獎(jiǎng)情況：獲得的各級(jí)各類導(dǎo)游業(yè)務(wù)競(jìng)賽獎(jiǎng)項(xiàng)、旅行社內(nèi)部表彰等。（五）違規(guī)違紀(jì)記錄1.旅游行政部門處罰：受到旅游行政部門警告、罰款、暫扣或吊銷導(dǎo)游證等處罰的記錄。2.旅行社內(nèi)部處分：因違反本旅行社規(guī)章制度而受到的批評(píng)、罰款、停職等處分。（六）獎(jiǎng)勵(lì)表彰記錄1.游客表揚(yáng)信及錦旗：收集游客的表揚(yáng)信、錦旗等原件或復(fù)印件，并注明表揚(yáng)原因及時(shí)間。2.行業(yè)獎(jiǎng)勵(lì)：獲得旅游行業(yè)協(xié)會(huì)及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。三、導(dǎo)游檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.新入職導(dǎo)游人員在辦理入職手續(xù)時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、導(dǎo)游資格證書等資料，移交至導(dǎo)游檔案管理部門，建立個(gè)人檔案。2.對(duì)于從其他旅行社調(diào)入或臨時(shí)聘用的導(dǎo)游人員，應(yīng)及時(shí)要求其提供完整的個(gè)人資料，按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行補(bǔ)充完善，建立檔案。（二）資料收集與整理1.導(dǎo)游人員應(yīng)主動(dòng)向旅行社提交個(gè)人相關(guān)資料，并配合檔案管理部門做好資料的收集工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)通知導(dǎo)游人員補(bǔ)充或更正。3.建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，便于查閱。（三）檔案歸檔1.導(dǎo)游檔案應(yīng)按照一人一檔的原則進(jìn)行歸檔，檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。2.每年定期對(duì)導(dǎo)游檔案進(jìn)行歸檔整理，將當(dāng)年新增的資料及時(shí)歸入相應(yīng)檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。3.對(duì)于已離職導(dǎo)游人員的檔案，應(yīng)單獨(dú)封存保管一定期限，期滿后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。四、導(dǎo)游檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.旅行社內(nèi)部管理人員因工作需要查閱導(dǎo)游檔案的，需填寫《導(dǎo)游檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.人力資源部門可根據(jù)工作需要查閱導(dǎo)游人員的基本信息、培訓(xùn)記錄、業(yè)務(wù)考核成績(jī)等資料，用于導(dǎo)游人員的招聘、晉升、培訓(xùn)等工作決策。3.導(dǎo)游業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人可查閱導(dǎo)游人員的帶團(tuán)經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力評(píng)價(jià)等資料，以便對(duì)導(dǎo)游人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)。4.財(cái)務(wù)部門在涉及導(dǎo)游人員薪酬核算、獎(jiǎng)金發(fā)放等工作時(shí)，可查閱相關(guān)檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人填寫《導(dǎo)游檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需要進(jìn)行審核，簽署意見。3.審批通過后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）檔案使用1.旅行社在導(dǎo)游人員招聘、選拔、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等工作中，應(yīng)充分參考導(dǎo)游檔案內(nèi)容，確保決策的科學(xué)性和公正性。2.導(dǎo)游檔案資料可作為對(duì)導(dǎo)游人員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，幫助導(dǎo)游人員不斷提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。3.在處理導(dǎo)游人員違規(guī)違紀(jì)行為時(shí)，導(dǎo)游檔案中的違規(guī)記錄可作為重要的參考依據(jù)，為旅行社的管理決策提供支持。五、導(dǎo)游檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年更新：導(dǎo)游人員應(yīng)在每年年底前，向檔案管理部門提交個(gè)人年度工作總結(jié)、培訓(xùn)記錄、業(yè)務(wù)考核成績(jī)等資料，檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)導(dǎo)游檔案進(jìn)行年度更新。2.實(shí)時(shí)更新：對(duì)于導(dǎo)游人員的工作變動(dòng)、獲獎(jiǎng)情況、違規(guī)違紀(jì)等信息，應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性。（二）信息變更1.導(dǎo)游人員個(gè)人基本信息、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，填寫《導(dǎo)游檔案信息變更申請(qǐng)表》，提交相關(guān)證明材料，檔案管理部門審核后進(jìn)行變更。2.導(dǎo)游人員的導(dǎo)游資格證書、學(xué)歷證書等重要證件信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)提供原件及相關(guān)證明材料，檔案管理部門進(jìn)行核實(shí)后更新檔案內(nèi)容。（三）檔案維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)導(dǎo)游檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。對(duì)于破損、褪色等影響檔案保存的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。2.建立檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保管，存放于安全、防潮、防火的檔案柜中。六、導(dǎo)游檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保導(dǎo)游檔案的實(shí)體安全，防止檔案被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)導(dǎo)游檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在查閱、使用導(dǎo)游檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及導(dǎo)游人員個(gè)人隱私的信息，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密，保護(hù)導(dǎo)游人員的合法權(quán)益。七、導(dǎo)游檔案的保管期限（一）在職導(dǎo)游檔案在職導(dǎo)游人員的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以便全面、動(dòng)態(tài)地記錄其工作經(jīng)歷和業(yè)績(jī)變化，為旅行社的管理決策提供持續(xù)的參考依據(jù)。（二）離職導(dǎo)游檔案1.離職導(dǎo)游人員